給料計算の間違いで少ない額を支給したらどうする？対処法・お詫び・対策まで徹底解説

「給料計算を間違えたときの対応はどうするの？」
「給料計算を間違えない方法はないの？」

とお悩みの経営者や給料計算の担当者はいませんか。

給料計算は、確認点も多く、手作業ではミスが発生する可能性があります。

もし給料計算を間違えれば、従業員が自社への信頼を損ねてしまうほどの事態です。

そこで本記事では、給料計算で間違えてしまった場合の対処法・間違いをおこさないための対策方法について紹介していきます。

ちなみに『RoboRoboペイロール』なら、勤怠情報を自動で集計して給料計算・計算結果の1次チェック・明細書の発行までまとめて実行できます。

ミスのない確実な給料計算ができるだけでなく、作業効率化も実現するので、ぜひチェックしてみてくださいね。

伊藤大祐

【監修者のご経歴】

社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。

給料計算の間違いが分かったときの対応方法

給料計算で間違いが発覚したら、以下の流れで対応します。

• STEP1 お詫び
• STEP2 給料を再計算
• STEP3 給料明細を修正し過不足額を調整
• STEP4 税金・保険料の過不足対応
• STEP5 給料計算の仕訳を修正
• STEP6 ミス防止策を検討・実施

それぞれの手順をしっかりと確認していきましょう。

STEP1：お詫び

給料計算の間違いが発覚したら、何よりも最初にお詫びが必要です。お詫びのときに知っておきたいことが2点あります。

• お詫びのタイミング・伝え方
• 大人数に渡る場合

それぞれ解説します。

お詫びのタイミング・伝え方

お詫びのタイミングは、ミスが発覚してすぐです。

そして、お詫びをする人物は、給料計算担当者もしくは上司など、部署内で取り決めた人が直接お詫びします。

伝える内容は、ただ「申し訳ございません」と謝罪するだけでなく、ミスの内容・今後の対応・原因、再発防止策についても説明します。例文を見てみましょう。

「ミスの内容」「今後の対応」「原因、再発防止策」「お詫びの言葉」3点をそろえてすぐにお詫びしましょう。

大人数に渡る場合

給料計算の間違いが1人の場合は、直接お詫びをするべきです。

しかし、昇給の更新漏れなど影響範囲が大人数に及ぶ場合、1人ずつお詫びに出向いていてはかなりの時間を要します。

そこで、大人数の場合は、メール・正式文書などを一斉に発信します。お詫び文書の例は以下の通りです。

例文の発信者は「給与担当」としていますが、影響範囲・部署内の取り決めにより、上司の名前とする場合もあります。

STEP2：給料を再計算

お詫びをしたら、3つの手順を踏んで給料を再計算します。

• 手順①：間違った情報の保管
• 手順②：給料の再計算
• 手順③：税金・雇用保険料の再計算

順に見ていきましょう。

手順①：間違った情報の保管

給料計算ソフトで再計算すると、誤った情報が上書きされてしまいます。

そこで、再計算をする作業の前に間違った情報を保管しておきましょう。残すのは、紙・データどちらでもかまいません。

間違った情報の保管には、2つの意味があります。

• 正しい給料明細を渡したあと「違うのではないか？」と質問を受けた時の備え
• 間違いを訂正したあとの改善策検討に活用

給料計算ソフトにバックアップ機能がある場合は、バックアップの中身を確認しておくのもおすすめです。

手順②：給料の再計算

情報を保管したら、給料の再計算をします。再計算のときは、支給前にチェックしやすいよう、計算過程を記録・保存しておくのが大切です。

また、本来給料を支払うべき日に全額支払わなければ「遅延損害金」「付加金」が発生する可能性があります。

「遅延損害金」「付加金」については、「4.給料計算の間違いによるリスク」で詳しく解説しています。

手順③：所得税・雇用保険料の再計算

給料を再計算したら、所得税・雇用保険料の再計算が必要です。給料計算の間違いが判明した時期により、所得税・雇用保険料に対して遅延損害金が発生する可能性があります。

所得税・雇用保険料の再計算は、所得税・雇用保険料の計算に影響がある項目に誤りがあった場合に行います。

STEP3：給料明細を修正し過不足額を調整

給料の再計算が終わったら、過不足額を調整します。具体的な作業は3つです。

• 正しい金額の給料明細を発行
• 支給済み給料との過不足額を算出
• 従業員へ追加払い・調整

もし、追加で給料の支払いが必要な場合、不足額を翌月に精算することは、違法となります。給料支給月に間違いが判明した場合は、基本的に当月内で調整すると覚えておきましょう。

多く払っている場合は、翌月の調整でも違法とならないため、翌月の給料で対応することもできます。いずれの場合においても、対象社員への説明は必ず必要です。

STEP4：税金・保険料の過不足対応

既に再計算をしている所得税・雇用保険料の対応をします。

所得税・保険料の過不足対応で注意が必要なのは、誤りがあった月の所得税を納付したあとに間違いが発覚したときです。

状況に応じて以下のような対応をとります。

なお、雇用保険については、毎月計算が必要なものの、納付方法が所得税と異なり、1年に1度の納付となります。

既に納付済みの場合は、管轄の労働基準監督署へ一度相談するのが確実な方法です。

STEP5：給料計算の仕訳を修正

給料の再計算が完了したら、経理部門にて給料計算に対する会計仕訳をします。

間違いが発覚した場合、給与計算の修正にくわえて会計仕訳の修正が必要です。

経理担当者へ忘れずに間違い・修正を依頼しましょう。

STEP6：ミス防止策を検討・実施

最後に、間違いの原因究明・対策を検討します。

給料計算の間違いを防止する施策については、「5.給料計算の間違い対策として企業ができること」で触れています。

給料計算で間違いを少なくするポイント

給料計算では、間違いの起きやすいポイントが７つあります。

間違いやすいポイントを意識しながら計算することで、ミス軽減に効果的です。

• ポイント①：勤怠データ
• ポイント②：残業代
• ポイント③：役職手当・資格手当
• ポイント④：退職者の社会保険料控除
• ポイント⑤：扶養控除の反映
• ポイント⑥：介護保険料の反映
• ポイント⑦：休職者の休業補償

順に見ていきましょう。

ポイント①：勤怠データ

勤怠データに間違いがあれば、残業代や遅刻・早退の控除等に影響があるため、総支給額が変動します。

毎月の勤怠データチェック作業で、以下7点は確実に確認しておきましょう。

• 出勤した日の出勤・退勤時間は全て入力されているか？
• 退勤時間が所定終業時間よりあとの時間か？
• 退勤時間の単位は自社の規定通りか？
• （勤務時間を手計算している場合）勤務時間が正しく計算されているか？
• 休暇の日は有給か？無給か？
• 遅刻・早退の場合は理由を明記しているか？
• 出勤日数・休暇日数を合計すると、1ヵ月の日数になっているか？

全社員分のチェックには、多大な時間がかかります。週次・日次作業として少しずつ確認しておくのがおすすめです。

ポイント②：残業代

残業代の計算は、休日(所定休日・法定休日)・時間帯などにより割増率のルールが細分化されています。

残業代の計算でチェックすべきポイントは、どの残業の種類に該当するかの確認です。いつ発生した残業なのか・残業の合計時間を把握しておきます。

残業種類別の最低割増率は以下の通りです。
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中小企業においては、2023年4月から新たな割増率に改正されています。改正前の残業割増率で計算していないか確認しましょう。

ポイント③：役職手当・資格手当

役職手当・資格手当は、昇格・降格や、資格を取ることで支給される給料のことです。

手当の支給が決まったからといって、即反映されるとは限りません。給与規定に従い、「いつから」給料に反映するかをしっかり確認するのがポイントです。

ポイント④：退職者の社会保険料

退職者の社会保険料は、「いつ退職したか？」により、控除額の計算が変わります。

※当月末締め当月支給の場合の例

控除額が変わるのは、退職にともなう社会保険のルールがあるためです。基本ルールは3つあります。

• 社会保険料は、前月分を当月給与から控除
• 資格を喪失した月は、社会保険料を徴収しない
• 資格喪失の日は、退職日の翌日

このルールに沿って考えると、月末日に退職した場合、資格喪失日が翌月1日です。そのため、退職した月の社会保険料が発生することとなります。

月末に退職するということはよくある話です。退職日がいつなのかを確認し、社会保険料の控除を間違えないよう注意しましょう。

ポイント⑤：扶養控除の反映

扶養控除の反映漏れは、所得税の金額に影響があります。とくに扶養控除の反映で注意したいのは、扶養控除の要件を満たさなくなるときです。

扶養控除の要件は5点です。

• 生計を一にしている
• 16歳以上
• 配偶者以外
• 所得が48万円以下
• 事業専従者でない

所得金額48万円以下は、アルバイト収入103万円以下、公的年金のみの場合は158万円以下の場合を指します。

扶養控除の情報は、前月と同様の情報をそのまま引き継いでいると見落とす可能性があるので、毎月変更がないかを確認したほうがよいでしょう。扶養控除対象の家族が就職した場合などに扶養控除の要件を満たさなくなります。

ポイント⑥：介護保険料の反映

介護保険料は、40歳以上の従業員に納付義務があります。40歳に到達する月から納付義務が発生します。

対策として、毎月社員情報で「来月40歳になる社員」と検索ができれば、介護保険料の新規対象者を見落とすことはないでしょう。

従業員数が多いと確認漏れが発生しやすい点になるため、注意してください。

ポイント⑦：休職者の休業補償

休業制度は、介護、出産・育児・傷病など、仕事との両立を支援する制度です。

産休や傷病で仕事を休んだ期間については健康保険の給付(出産手当金、傷病手当金)を受けることができます。また、育児休業や介護休業については、仕事を休んだ期間に雇用保険の給付(育児休業給付、介護休業給付)を受けることができます。

会社によっては、介護休業は給料の80%を会社が負担し、傷病休業は給料の60%を会社が負担するなど、

会社の給与規定に規定している場合もありますので、自社のルールと照らし合わせて対応しましょう。

給料計算を間違える理由

給料計算を間違える理由は、主に3点です。

• 理由①：従業員の情報変更が反映されない
• 理由②：勤怠情報の間違いがある
• 理由③：給料計算が自動で反映されない

ミスの発生を軽減するためのポイント・給料計算を間違える理由の両方を理解したうえで作業すると、より給料計算の精度が増します。

理由①：従業員の情報変更が反映されない

従業員の情報は、人事情報と連携されていなければ反映されません。

従業員情報を反映しなければ、扶養控除の人数誤りや、役職・資格手当の反映漏れなどを引き起こします。

給料計算時には人事情報をチェックしたり、情報共有の場を設けたりするとよいでしょう。

理由②：勤怠情報の間違いがある

勤怠情報の間違いも、給料計算を間違える理由の1つです。勤務データのチェックは、確認事項が多く確認漏れが発生しやすいため、何度チェックしてもやりすぎることはありません。

「こまめに」「何度も」確認することでミスを減らせます。

勤怠情報のチェックポイントは、「2.給料計算で間違いを少なくするポイント」を参考にしてください。

理由③：給料計算が自動で反映されない

給料計算を手作業で行っているのは、間違いが起きる最も大きな理由の1つです。

日により作業にムラが出たり、一人で多くの計算をしていると途中で間違えたりする可能性があります。

もし、手作業で給料計算を行っている場合は、即時に給与計算ソフトの導入がおすすめです。給料計算ソフトには、無料で導入できる高機能なソフトもあります。

おすすめの給料計算代行サービスについては、「6.給与計算の間違い対策にはRoboRoboペイロールがおすすめ」で紹介しています。

給料計算の間違いによるリスク

給料計算を間違えると、従業員からの信頼低下、企業イメージの失墜を招きます。それだけでなく、法的・金銭的なリスクを背負う可能性があります。

主なリスクは3点です。

• リスク①：労働基準監督署からの勧告
• リスク②：賃金支払５原則の違反
• リスク③：遅延損害金によるコスト

順にご紹介します。

リスク①：労働基準監督署からの勧告

給料計算の間違いが故意でないとしても、未払いがあれば、労働基準法違反です。

間違いの影響範囲・金額などにより、労働基準監督署から是正勧告や罰則を受けるかもしれません。

給料計算に間違いのあった従業員が労働基準監督署に相談した場合は、立ち入り調査などが発生する可能性もあります。

リスク②：賃金支払５原則の違反

給料計算の間違いは、3つのケースに分かれます。

労働基準法24条に違反すると、30万円以下の罰金または6ヵ月以下の懲役刑が科される可能性もあります。

なお、給料の未払い分を請求できる期間は3年間、退職金の未払い分は5年間です。

リスク③：遅延損害金によるコスト

給料計算の間違いにより未払いが発生した場合、遅延損害金・付加金が発生します。

遅延損害金の支払いについて強制力があるのは裁判所のみです。基本的に、会社は社員と話し合って解決します。

遅延損害金の支払いを命じられたときは、以下のルールに則り損害金額を計算します。

なお、遅延損害金は、社会保険料・所得税に対しても発生する可能性があります。

給料計算の間違い対策として企業ができること

給料計算の間違い防止策として、給料計算作業の前に企業が準備できることをご紹介します。

• 対策①：年間スケジュールの整備
• 対策②：作業マニュアル・チェックリストの整備
• 対策③：1人だけで作業しない
• 対策④：給料計算代行サービスの導入

すべてを整備するのが理想ですが、給料計算を間違える理由に合わせて優先順位を決めるのがおすすめです。

順に解説します。

対策①：年間スケジュールの整備

年末調整・社会保険料の更新作業などは年に一度の作業です。さまざまな作業が重なると、「いつ」「どの作業」を実施すべきか不明確になり、間違いの元となります。

そこで、年間スケジュールの作成がおすすめです。スケジュールは、会社の休日等を考慮し、毎年作成します。

以下は、年間スケジュールの見本です。勤怠締め日を月末・給与支払い日を翌月10日として作成しました。

スケジュールへ人事情報の更新や確認・給与支払い日などを盛り込むことで、作業イメージがわきます。

月初のスケジュールを見ると、勤怠締め日と支給日によっては、勤怠締め日から、勤怠チェック作業に1日～2日しかとれないことが分かるでしょう。

このように、スケジュールを作成しておくと、人事情報の反映漏れ・勤怠チェック作業不足の対策となります。

対策②：作業マニュアル・チェックリストの整備

作業マニュアル・チェックリストの整備は、どの作業においても有効な対策です。

チェックリストは、作業項目を網羅したものを作ります。

勤怠チェックの場合、チェックすべきポイントが複数あります。1つずつ漏れなく作業するためには、手間に感じても細かく設定するのがおすすめです。

また、作業者の人数・チェックの回数により、チェックボックスを増やすと、作業者の特定ができます。

ミスの多い作業者が特定できれば、指導が的確に可能で、次回以降の対策にもつながります。

対策③：1人だけで作業しない

1人で作業すると、給料計算の間違いを見落とす可能性があります。そこで、複数名の目を通して作業するのがおすすめです。

ダブルチェック・トリプルチェックなど、何度チェックしてもしすぎることはありません。

もし、小規模の企業でチェック者がいない場合は、1日空けてもう一度見るなど、複数回のセルフチェックをしましょう。

対策④：給料計算代行サービスの導入

給料計算代行サービスの導入は、計算を手作業で実施する企業の計算ミス対策として非常に有効な方法です。

「導入には時間がかかり、調整が大変そう」と感じる方もいるかもしれません。

しかし、給料計算代行サービスのなかには、導入前のヒアリングから運用までプロによるサポートが付いた『RoboRoboペイロール』のような代行サービスもあります。

『RoboRoboペイロール』の詳細は、「6.給与計算の間違い対策にはRoboRoboペイロールがおすすめ」で紹介しています。

給与計算の間違い対策にはRoboRoboペイロールがおすすめ

給料計算の間違いが心配な企業・事前にミス防止策を導入したい場合には、『RoboRoboペイロール』がおすすめです。

『RoboRoboペイロール』を導入すれば、給料計算の間違い対策ができるうえに、今まで給料計算に使っていた時間を削減できます。

『RoboRoboペイロール』の特徴は以下です。

『RoboRoboペイロール』は約1ヵ月の無料トライアル期間があり、使用感を確認してから導入することができます。

給与計算アウトソーシングでは、複雑な給与体系や人事規定にも対応可能で、基本的には勤怠管理システムの変更※もいりません。

社労士のサポートも受けられることから、不明点があってもすぐに相談できる環境がそろっています。

※一部対応できない勤怠管理システムを除く

RoboRoboペイロールの特徴

『RoboRoboペイロール』は、給料計算代行に加えて、「給与計算」「給与明細発行」「人事情報管理」ツールがセットになった給料計算代行サービスです。

給与業務に関わる情報をRoboRoboの「給与明細管理システム」で一元化管理できます。

主な特徴は以下です。

• 特徴①：プロによる給料計算代行と1次チェック
• 特徴②：社労士監修のツールにより人事給与情報を一元管理
• 特徴③：国際基準のセキュリティを採用

それぞれ詳しく見ていきましょう。

特徴①：プロによる給料計算代行と1次チェック

『RoboRoboペイロール』は、給与計算・一次チェック作業の代行サービスがセットになっています。

代行で任せられる業務範囲の詳細は次のとおりです。

• 勤怠データの読み込み
• プロによる給与計算
• 社会保険労務士による給与計算結果の1次チェック
• 給与明細結果(CSVデータ)の出力または「給与明細管理システム」へ明細情報を反映

自社で行う作業は、勤怠データのチェック・計算結果2次チェック・給与明細発行業務のみです。

さらに、短期間で多くの工数がかかる年末調整作業もオプションにて対応しています。

『RoboRoboペイロール』の給与計算代行サービスにより、導入前と比べて作業時間を最大90％削減できます。

特徴②：社労士監修のツールにより人事給与情報を一元管理

『RoboRoboペイロール』は、社労士が監修しています。給料計算のプロが監修しているので、使いやすさ・内容の正確性が特徴です。

人事情報管理・給料計算・給料明細管理システムを利用すれば、人事・給与の情報を一元管理できます。

情報を別々に管理している企業におすすめです。

特徴③：国際基準のセキュリティを採用

『RoboRoboペイロール』は、国際規格であるISMSに準拠したセキュリティ体制です。

国際基準のセキュリティを採用しているので、安心して利用できます。

RoboRoboペイロールの価格

『RoboRoboペイロール』の料金は、従業員の人数により2つのプランがあります。

200名以下の場合は、1名あたり月額1,000円で、初期費用・月額基本料はかかりません。

対応人数は100〜1,000名ですが、それ以上・それ以下の場合も事前相談のうえ対応可能です。

『RoboRoboペイロール』は、給与計算代行に加え、給与計算・給与明細発行・人事情報管理がワンセットになっています。

上記すべてのサービスを個別契約すると、1名あたり月額3,300円以上発生するケースもあるため、『RoboRoboペイロール』の料金プランはお得と言えるでしょう。

RoboRoboペイロール導入までの流れ

『RoboRoboペイロール』の導入から運用までの流れは3ステップです。

• ヒアリング
• 給与計算テスト
• 運用開始

ヒアリングの前に、機密保持契約を締結します。契約締結後は、専門家を交えた「ヒアリング」です。

この段階で、人事・給与規定・勤怠システムの確認や、給与計算に対する希望をヒアリングし、運用計画を立てます。

次の「給与計算テスト」では、必要な情報・ヒアリング内容を反映した「RoboRobo管理画面」と勤怠管理システムを連携させ、過去数か月分のデータを使って給与計算を実施します。

給与計算テストに問題がなければ「運用開始」です。

以上の3ステップを、最短1か月で対応しています。

導入から運用までは、提携社労士が完全サポートし、スムーズな導入を実現します。

導入前のヒアリングから専門家が入るため、相談しやすい点も魅力です。

なお、導入までの期間は従業員数などに状況によって変動するので、早めの相談がおすすめです。

『RoboRoboペイロール』の公式サイトでは、導入後の費用対効果などをまとめた資料「1分でわかる！RoboRoboペイロール」が無料でダウンロードできます。

利用料金に含まれるサービス、1名あたりの利用料金などを知りたい場合は、ぜひ一度確認してみてくださいね。

まとめ｜給料計算の間違いはスピード対応がポイント

給料計算の間違いが発覚したら、スピード対応するのがポイントです。

間違いへの対応は、以下の流れで行います。

• STEP1：お詫び
• STEP2：給料を再計算
• STEP3：給料明細を修正し過不足額を調整
• STEP4：税金・保険料の過不足対応
• STEP5：給料計算の仕訳を修正
• STEP6：ミス防止策を検討・実施

特に、「ミス防止策を検討・実施」は、今後の間違いを防止するために必要なステップです。

しかし、手作業で計算している場合は、どんなに作業に慣れていても、計算ミスの軽減は難しいのではないでしょうか。

そこで、給料計算の間違いを防止する方法として、プロによる給料計算代行と社労士による1次チェックが付いた給与計算アウトソーシングサービスの『RoboRoboペイロール』がおすすめです。

『RoboRoboペイロール』を利用することで、正確で迅速な給料計算作業を実現できます。

給料計算代行サービスのほかにも、「給料計算」「給料明細発行」「人事情報管理」ツールがワンセットなので、人事・給料関連情報の一元管理が可能です。

これだけの機能を有しながら、費用は月額1人1,000円とリーズナブルなうえに、導入まで最短1か月で運用開始できます。

ミスなくスムーズな給料計算を実現したい場合は、アウトソーシングサービスを選ぶのが近道です。