給与計算を簡単に行うためにエクセルのテンプレートをお探しの方も多いでしょう。
給与計算のエクセルテンプレートは『Microsoft』をはじめさまざまな企業で提供されていますが、自動計算ができるか、明細書は発行できるかなど、テンプレートによって機能や特徴が異なります。
したがって、給与計算を効率化するには、テンプレートを比較したうえで自社に適したものを使用することが重要です。
本記事では給与計算ができる無料エクセルテンプレートに加え、メリット・デメリットや注意点を解説します。
本記事6章では、複雑な勤務体系に対応した便利な給与計算サービス『RoboRoboペイロール』についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
【監修者のご経歴】
社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。
1.給与計算ができる無料エクセルテンプレート3選 【雇用形態別】
給与計算ができる無料エクセルテンプレートは数多く存在しますが、テンプレートによって機能や特徴が異なることに注意が必要です。
本章では、雇用形態別におすすめの給与計算の無料テンプレートを紹介します。
導入前に確認しておきましょう。
【正社員向け】Microsoft｜給与管理表 （明細書付き）
出典：Microsoft
『Microsoft』が無料提供している「給与管理表 （明細書付き）」は、社員の給与を月ごとに管理できます。
給与、非課税支給額、控除額、勤怠を入力する項目が設定されており、月の給与明細も自動発行されることが特徴です。
ただし、このテンプレートは正社員向けとなっています。
したがって、パートやアルバイトの給与計算をしたい場合はカスタマイズが必要です。
賞与や介護保険料などの項目もないことに注意しましょう。
【パート・アルバイト向け】bizocean｜勤怠管理と給与計算（時給）
出典：bizocean
「勤怠管理と給与計算（時給）」は、『bizocean』が無料提供している給与計算のエクセルテンプレートです。
始業時刻と終業時刻を入力するだけで、時給の自動計算がされるため、パート・アルバイトの給与計算に有効活用できるでしょう。
残業に加え、税金や社会保険料の項目があり、給与明細の自動発行も可能です。
ただし、従業員情報は別途作成しなければなりません。
さらに、ダウンロードをするには会員登録が必要です。
【全従業員向け】労サポ｜Excel給与計算テンプレート5名用
『労サポ』の「Excel給与計算テンプレート5名用」は、正社員やパートなど幅広い雇用形態に対応している無料テンプレートです。
社員情報を入力することで、給与・賞与の自動計算や明細書の作成ができます。
無料でありながら、住民税を市区町村ごとに集計、介護保険料の控除を自動計算するといった便利な機能があることも特徴です。
ただし、税金などの法改正が行われた際には、計算式を手動で修正するか、テンプレートの再ダウンロードをしなければならないことに注意しましょう。
さらに、無料テンプレートには人数制限があり、5名以上管理したい場合は有料になります。
2.給与計算をエクセルテンプレートで行うメリット・デメリット
給与計算をエクセルテンプレートで行う場合、メリットとデメリットがあることを把握しておきましょう。
順に解説します。
給与計算をエクセルテンプレートで行うメリット
給与計算をエクセルテンプレートで行うメリットは次の通りです。
- 給与計算シートを一から作る手間が省ける
- エクセル初心者も利用しやすい
テンプレートには給与計算に必要な項目があらかじめ設定されているため、一から作成する必要がありません。
テンプレートに沿って数値を入力していくだけで自動計算がされるため、エクセル初心者の方でも使用方法を簡単に覚えられるでしょう。
給与計算をエクセルテンプレートで行うデメリット
給与計算をエクセルテンプレートで行うには、次のようなデメリットがあります。
- テンプレートによって機能や特徴が異なる
- 無料テンプレートは機能が限られている
給与計算の無料テンプレートは、正社員の給与計算のみ、給与明細まで自動作成できるなど機能や特徴がさまざまです。
特徴を確認しないまま導入してしまうと、自社の給与計算に適さないケースがあることに注意しましょう。
さらに、無料テンプレートは機能が限られているため、使用前にカスタマイズが必須です。
カスタマイズにかかる時間に応じて、運用開始も遅くなります。
3.給与計算をエクセルテンプレートで行う流れ
給与計算のテンプレートによって細かな入力項目は異なりますが、基本的な流れは同じです。
- STEP1.テンプレートの比較・選定
- STEP2.テンプレートのダウンロード
- STEP3.テンプレートのカスタマイズ
- STEP4.従業員情報の入力
- STEP5.課税分給与の入力
- STEP6.非課税支給額の入力
- STEP7.控除額・その他項目の入力
- STEP8.勤怠情報の入力
- STEP9.給与が自動計算・確認
手順に沿って進めていきましょう。
STEP1.テンプレートの比較・選定
まずは給与計算エクセルテンプレートの比較・選定です。
テンプレートの特徴や機能、対象者などを比較し、自社の目的に適したものを選定します。
使い勝手をより詳細にイメージしたい場合は、操作方法やレビューも見ておくと良いでしょう。
STEP2.テンプレートのダウンロード
テンプレートの選定ができたらダウンロードをします。
その場ですぐにダウンロードできるものもあれば、事前に会員登録が必要なケースもあります。
ダウンロード後はファイル名の変更も忘れずに行いましょう。
STEP3.テンプレートのカスタマイズ
続いて、自社で利用しやすいようにテンプレートのカスタマイズをします。
例えば、テンプレートの足りない項目を補う、表を見やすく装飾するなどです。
カスタマイズをする際には、すでに入力されている計算式が崩れないように注意しましょう。
エラーを防ぐには、事前にデフォルトの計算式を控えておく、カスタマイズ後に計算式を確認するといった対策が有効です。
STEP4.従業員情報の入力
以下のような従業員情報を入力します。
- 社員番号
- 氏名
- 生年月日
- 年齢
- 住所
- 入社日
- 役職
- 資格
- 扶養家族
- 社会保険の加入日 など
従業員情報を入力する際には表記を統一しましょう。
表記が統一されていない場合、入力情報を集計する際にエクセルから「別データ」として扱われ、正しい給与計算ができなくなるためご注意ください。
例えば、生年月日であれば「平成〇年〇月〇日」「19△△/△△/△△」のどちらにするかを定めておきます。
STEP5.課税分給与の入力
続いて、給与情報の入力です。
←スマホの方は左右にスクロールできます→
| 入力内容 | 概要 |
| 基本給 | 給与計算のベースとなる賃金 ※各種手当を含まず、控除や差引前の金額 |
| 時間外手当 | 時間外労働に対して支払う割増賃金 |
| 役職手当 | 役職に応じて支給される手当 ※金額は企業・役職ごとに異なる |
| 資格手当 | 特定の資格保有に応じて支給される手当 ※資格や金額は企業ごとに異なる |
| 住居手当 | 従業員の家賃補助など住まいに対する手当 ※手当や補助の内容は企業ごとに異なる |
| 家族手当 | 扶養家族がいる従業員に支給される手当 ※手当の内容や金額は企業ごとに異なる |
昇進や昇格などで給与に変更がある場合は、その都度手動で更新が必要です。
STEP6.非課税支給額の入力
非課税の支給額を入力していきます。
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| 入力内容 | 概要 |
| 通勤手当 | 通勤に必要な費用に対する手当 ※通勤費用の全部さらには一部 |
| 立替交通費 | 従業員が立て替えて支払った出張などの交通費 |
| 出張手当 | 従業員が出張する際の負担や食事代などに対する手当 |
無料テンプレートでは、交通費のような基本的な手当しか記載されていないことがほとんどです。
自社で支給している手当を項目に追加しておきましょう。
STEP7.控除額・その他項目の入力
続いて、以下のような控除額を入力します。
←スマホの方は左右にスクロールできます→
| 入力内容 | 概要 |
| 健康保険 | 従業員（扶養家族も可）が加入する医療保険制度 |
| 厚生年金 | 会社員が加入する公的年金 |
| 雇用保険 | 雇用に関する支援を行うための保険制度 ※失業や休業時の給付など |
| 所得税 | 個人の所得に対する税金 |
| 住民税 | 従業員が居住している地方自治体に納める税金 |
| 財形貯蓄 | 従業員の資産形成を目的に、給与から天引きして貯蓄する制度 |
| 生命保険料 | 従業員が支払う生命保険料に応じた控除 |
| 積立金 | 企業の社員旅行や親睦会などを目的とした積立金 |
| 組合費 | 企業の労働組合の活動費用 ※従業員が組合に所属している場合に発生する |
| 年末調整還付 | 源泉所得税が超過していた場合に還付される金額 |
| 年末調整徴収 | 源泉所得税が不足していた場合の追加徴収 |
企業独自の控除に加え、年齢ごとに必要な項目の追加も必要です。
例えば、40歳以上は介護保険料の控除が必須となります。
STEP8.勤怠情報の入力
従業員の勤怠情報を入力します。
←スマホの方は左右にスクロールできます→
| 入力内容 | 概要 |
| 出勤日数 | 従業員が業務を目的に会社に出勤した日数 ※有給休暇は出勤日数に含まれない |
| 欠勤日数 | 出勤しなければならない日に休むこと ※無給扱いとなる |
| 有給日数 | 賃金が支払われる休暇（有給）を使用した日数 |
| 有給残日数 | 賃金が支払われる休暇（有給）の残りの日数 ※企業により付与される有給日数は異なる |
勤怠管理は給与計算に関わる重要な項目のため、ミスがないように慎重に行いましょう。
STEP9.給与が自動計算・確認
必要項目の入力が完了すると、給与が自動計算されます。
エクセルテンプレートの数式が崩れていないか、きちんと計算がされているかを確認しておきましょう。
4.給与計算に役立つエクセル関数
エクセルでの給与計算を効率化したい場合は、エクセル関数の使用が有効です。
本章では用途別に役立つ関数を紹介します。
エクセルテンプレートの使用前に把握しておきましょう。
勤務時間の計算に役立つFLOOR・CEILING・MROUND関数
勤務時間数を10分、15分のように分単位で規定する企業も多いでしょう。
分単位の時間計算に役立つのが、基準値に対して切り捨てる「FLOOR関数」、切り上げる「CEILING関数」、四捨五入ができる「MROUND関数」です。
例えば、退勤時間が19:05の場合、各書式の表記例と結果は次のようになります。
←スマホの方は左右にスクロールできます→
| 関数 | 書式表記例 | 退勤時間 | 結果 |
| FLOOR関数 | =FLOOR(退勤時間のセル,”0:15″) | 19:05 | 19:00 ※15分単位で切り捨て |
| CEILING関数 | =CEILING(退勤時間のセル,”0:15″) | 19:05 | 19:15 ※15分単位で切り上げ |
| MROUND関数 | =MROUND(退勤時間のセル,”0:15″) | 19:05 | 19:00 ※15分単位で四捨五入 |
金種計算に役立つINT関数
「INT関数」は、小数点以下を切り捨てられる関数です。
時給・日給計算に加え、現金で給与を支給する際などにも役立ちます。
189,000円の給与を払う際に10,000円が何枚必要かを求める場合、「＝INT(給与のセル/10000)」と入力すると結果は18（枚）となります。
書式の数値の部分を計算対象のセルに設定することで応用が可能です。
残業計算に役立つIF関数
「IF関数」は特定の条件に当てはまるか否かを確認できる関数です。
給与計算では、残業や深夜勤務の有無を見分ける際に役立ちます。
次のようなシートでHのセルに「=IF(F2>G2,”残業あり”,”残業なし”)」と入力した場合、実労働時間が所定勤務時間を超えていれば「残業あり」と表示される仕組みです。
IF関数の書式に勤務開始時間や勤務終了時間などを含めることで、実際の残業時間も表示でき、残業計算が簡単に行えるようになります。
曜日表示に役立つTEXT関数
「TEXT関数」は日付に対応した曜日を表示させられる関数です。
例えば「=TEXT(日付のセル,”aaa”)」と入力した場合、「土」と表示されます。
表示形式コードを「”aaaa”」にすると「土曜日」というように、表示形式の変更も可能です。
5.給与計算をエクセルテンプレートで行う際の注意点
給与計算をエクセルテンプレートで行う場合、以下のことに注意が必要です。
詳しく解説します。
無料テンプレートは勤務体系が限られている
無料テンプレートの多くは、デフォルトの機能が基本的な給与計算のみとなっています。
したがって、フレックスタイム制や裁量労働制といった複雑な勤務体系には対応していないことがほとんどです。
カスタマイズをすることでさまざまな勤務体系の給与計算ができるようになりますが、エクセルに慣れていない場合は完成までに時間がかかってしまいます。
法改正時にはテンプレートの修正対応が必要
社会保険料や所得税など給与計算に関わる法改正がされることがあります。
テンプレートの場合、法改正時には次のような対応をしなければなりません。
- テンプレートの関数や計算式を手動で修正をする
- 法改正に対応したテンプレートをダウンロードし直す
給与計算をテンプレートで行う際には、法改正に対応できるよう常に最新の情報収集が必要です。
さらに、テンプレートの修正時にはミスが起きやすいため注意しましょう。
情報量が多くなると管理しづらい
テンプレートの情報量が増えると、データの確認がしづらくなることも注意点です。
その結果、スムーズな給与計算や勤怠管理が難しくなります。
したがって、エクセルテンプレートでの給与計算は少人数の企業向けと言えるでしょう。
6.複雑な勤務体系の給与計算ならRoboRoboペイロールがおすすめ
複雑な勤務体系の給与計算をしたい場合には『RoboRoboペイロール』がおすすめです。
『RoboRoboペイロール』とは、給与計算を委託できるサービスで、給与計算に関わる人事管理ツールなど便利な機能が備わっています。
エクセルの無料テンプレートと『RoboRoboペイロール』の違いは次の通りです。
←スマホの方は左右にスクロールできます→
| エクセルの無料テンプレート | 項目 | RoboRoboペイロール |
| 勤務体系が限られる | 特徴 | 複雑な勤務体系にも対応 →パート・アルバイト、固定時間制など |
| 手動で対応が必要 | 法改正時 | 専門家から情報収集をし給与計算に反映 →改正情報も共有される |
| 情報量が多くなると管理しづらい | 管理のしやすさ | 管理画面で情報を一元化でき管理しやすい →給与計算に必要な人事情報・勤怠情報など |
ここからは『RoboRoboペイロール』の機能や特徴について詳しく解説します。
RoboRoboペイロールの機能
『RoboRoboペイロール』には、給与計算を委託できるサービスに加え、次の3つのツールが備わっています。
- 給与計算ツール：給与計算や結果の2次チェックなどが簡単に行える
- 給与明細発行ツール：RoboRobo管理画面から給与明細の発行が可能
- 人事情報管理ツール：給与計算に必要な人事情報を一元管理できる
給与計算に必要な情報を一元管理できるため、業務効率化につながります。
RoboRoboペイロールの特徴
『RoboRoboペイロール』は、社会保険労務士によって導入から運用までサポートされるため、安心して利用できることが特徴です。
給与は労働基準法に準じて計算され、プロによる給与計算結果の1次チェックも受けられます。
さらに、現在使用している勤怠管理システム（※）を『RoboRoboペイロール』に反映することも可能です。
固定時間制などさまざまな勤務体系に対応していながらも、料金体系はリーズナブル。
したがって、業種や業界を問わず、幅広い企業で活用できるサービスです。
※一部対応できない勤怠管理システムを除く
RoboRoboペイロール利用の利用方法
『RoboRoboペイロール』の導入から運用まではたったの3STEPで完結します。
詳しい手順を見ていきましょう。
STEP1.ヒアリング
まずは、専門家を交えたヒアリングです。
人事規定や勤怠管理など給与計算に必要な資料を共有し、今後どのように『RoboRoboペイロール』を運用していくかという計画を立てていきます。
STEP2.給与計算テスト
続いて、事前に提出した資料を『RoboRoboペイロール』の管理画面へ反映。
自社の勤怠管理システム（※）と『RoboRoboペイロール』を連携し、過去数か月分の給与計算テストを行います。
※一部対応できない勤怠管理システムを除く
STEP3.運用開始
テストに問題がなければ運用開始です。
具体的には以下の業務を委託できます。
- 勤怠データの自動取込み
- 給与計算
- 社労士の1次チェック
- 給与明細反映
『RoboRoboペイロール』導入前と比べて、導入後は作業時間を最大90％削減できるため、業務効率化が図れます。
RoboRoboペイロールを利用するメリット
『RoboRoboペイロール』を利用するメリットは次の通りです。
詳しく解説します。
複雑な勤務体系にも対応
『RoboRoboペイロール』は、次のような複雑な勤務体系に対応しています。
- 固定時間制：労働基準法に則った給与計算を自動化
- 変形労働時間制：月単位・年単位での労働時間の調整が可能
- フレックスタイム制：従業員ごとに異なる勤怠も正確に管理
- 裁量労働制：みなし労働時間の設定や休日出勤などの計算も可能
従業員ごとに勤務体系が異なっていても利用できます。
さらに、給与計算に必要な人事情報は「人事情報管理ツール」で一元管理することも可能です。
法改正時には給与計算に随時反映
給与計算に関わる法律の改正時には、専門家から情報を入手し給与計算に反映されます。
『RoboRoboペイロール』から法改正情報を受け取ることも可能です。
『RoboRoboペイロール』で給与計算をすることにより、エクセルテンプレートの再ダウンロードや修正、自社で最新情報を収集するといった手間がかかりません。
従業員情報を一元管理
『RoboRoboペイロール』では、給与計算に使用する管理画面上で、従業員情報を一元管理できます。
したがって、ツールを分ける必要がなく、業務効率化につながるでしょう。
さらに、従業員数は100名～1,000名まで幅広く対応（※）しているため、さまざまな規模の企業に向いています。
※100名以下、1,000名以上の場合も相談可能
RoboRoboペイロールの料金
『RoboRoboペイロール』はシンプルな料金体系が魅力です。
200名までの企業の場合、従業員1人あたり月額1,000円で、初期費用もかかりません。
給与計算代行サービスと便利な機能を別々で契約すると、月額3,300円を超えるケースもあるため、『RoboRoboペイロール』の料金はリーズナブルと言えるでしょう。
7.まとめ｜自社に適した給与計算サービスを利用しよう
給与計算は、エクセルテンプレートを利用することにより、エクセル初心者の方も簡単に行えます。
ただし、エクセルの給与計算テンプレートはあくまでひな形のため、自社の雇用形態や勤務体系にあわせたカスタマイズが必要です。
さらに、法改正時には手動で対応しなければならないことにも注意しましょう。
複雑な勤務体系の給与計算を行いたいなら『RoboRoboペイロール』がおすすめです。
『RoboRoboペイロール』は、給与計算の代行に加え、人事情報を一元管理できる、法改正時には専門家の情報をもとに給与計算に自動反映されるなど、多くのメリットがあります。
エクセルテンプレートを含め、さまざまなツールやサービスを比較し、自社に適した方法で給与計算を効率化していきましょう。
8.エクセルテンプレートでの給与計算についてよくあるQ＆A
最後に、エクセルテンプレートでの給与計算についてよくある質問に回答します。
- 給与計算ができる無料エクセルテンプレートはありますか？
- 給与計算をエクセルテンプレートで行うメリット・デメリットは何ですか？
- 給与計算をエクセルテンプレートで行う流れは？
- 給与計算に役立つエクセル関数はありますか？
- 給与計算をエクセルテンプレートで行う際の注意点はありますか？
- 給与計算におすすめのサービスはありますか？
順番に見ていきましょう。
給与計算ができる無料エクセルテンプレートはありますか？
給与計算ができる無料エクセルテンプレートは次のものがあります。
- Microsoft｜給与管理表 (明細書付き)
- bizocean｜勤怠管理と給与計算（時給）
- 労サポ｜Excel給与計算テンプレート5名用
詳しい特徴や機能については「1.【雇用形態別】給与計算ができる無料エクセルテンプレート3選」で解説しているため、ぜひ参考にしてください。
給与計算をエクセルテンプレートで行うメリット・デメリットは何ですか？
給与計算をエクセルテンプレートで行う場合、以下のようなメリット・デメリットがあります。
＜給与計算をエクセルテンプレートで行うメリット＞
- 給与計算シートを一から作る手間が省ける
- エクセル初心者も利用しやすい
＜給与計算をエクセルテンプレートで行うデメリット＞
- テンプレートによって機能や特徴が異なる
- 無料テンプレートは機能が限られている
給与計算のエクセルテンプレートは手軽に利用できる反面、テンプレートによって機能や特徴が異なるため比較検討が必要です。
詳しくは「2.給与計算をエクセルテンプレートで行うメリット・デメリット」で解説しています。
給与計算をエクセルテンプレートで行う流れは？
給与計算をエクセルテンプレートで行う場合、基本的には次の9STEPが必要です。
- STEP1.テンプレートの比較・選定
- STEP2.テンプレートのダウンロード
- STEP3.テンプレートのカスタマイズ
- STEP4.従業員情報の入力
- STEP5.課税分給与の入力
- STEP6.非課税支給額の入力
- STEP7.控除額・その他項目の入力
- STEP8.勤怠情報の入力
- STEP9.給与が自動計算・確認
詳細な手順については「3.給与計算をエクセルテンプレートで行う流れ」をご覧ください。
給与計算に役立つエクセル関数はありますか？
給与計算に役立つエクセル関数は次のものがあります。
- 勤務時間の計算に役立つFLOOR・CEILING・MROUND関数
- 金種計算に役立つINT関数
- 残業計算に役立つIF関数
- 曜日表示に役立つTEXT関数
関数の概要や使用方法は「4.給与計算に役立つエクセル関数」で解説しています。
給与計算をエクセルテンプレートで行う際の注意点はありますか？
給与計算をエクセルテンプレートで行う場合は、以下のことに注意しましょう。
- 無料テンプレートは勤務体系が限られている
- 法改正時にはテンプレートの修正対応が必要
- 情報量が多くなると管理しづらい
詳しくは「5.給与計算をエクセルテンプレートで行う際の注意点」をご覧ください。
給与計算におすすめのサービスはありますか？
複雑な勤務体系の給与計算をしたい場合は、『RoboRoboペイロール』がおすすめです。
『RoboRoboペイロール』は給与計算を委託できるだけでなく、業務効率化に役立つ3つのツールが備わっています。
社会保険労務士が監修しており、給与計算の1次チェックや法改正時の自動対応が受けられることも魅力です。
詳しくは「6.複雑な勤務体系の給与計算ならRoboRoboペイロールがおすすめ」をご確認ください。
