「給与計算ができるエクセルの無料テンプレートを知りたい」とお考えですか？エクセルの無料テンプレートは数多く存在しており、給与計算ができるものもあります。
当記事では、給与計算ができるエクセルの無料テンプレート3つを紹介し、使用時の注意点や使用方法・流れも解説します。
この記事を読むことで、無料テンプレートで給与計算をする方法への理解が得られるため、エクセルでコストをかけずに給与計算をしたい方はぜひご覧ください。
なお「エクセルは苦手」「より効率よく給与計算をしたい」という方には『RoboRoboペイロール』がおすすめです。
複数の給与体系や法改正に対応しており、これ1つで給与計算業務がスムーズに行えます。給与計算のプロである社会保険労務士による計算結果のチェックも受けられるので安心です。
苦手なエクセルを使わずに給与計算をしたい方、給与計算の効率アップを目指したい方はぜひ詳細をチェックしてみてください。
【監修者のご経歴】 社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。
1.無料で給与計算ができるエクセルテンプレート
給与計算が無料でできるエクセルテンプレート3つを紹介します。
1-1.【正社員】Microsoft｜給与管理表 (明細書付き)
引用：Microsoft
エクセルを提供しているMicrosoft社が無料公開しているエクセルシートです。給与計算を1名ずつ行って管理したい方に向いています。
このテンプレートには「使い方を解説するシート」「給与計算をするシート」「給与明細シート」の3つが含まれています。操作をするのが初めてでも、使い方が画像付きで解説されているので安心です。
社会保険料や税金の控除についての項目もあるため、正社員の給与計算に適しています。
1-2.【パート・アルバイト】bizocean｜勤怠管理と給与計算（時給）
引用：bizocean
パートやアルバイトなど時給制の給与計算に適したエクセルシートです。勤怠管理表と給与計算シートが一体となっているため、勤務時間の集計の手間が少なく済みます。
休日出勤や時間外労働の計算式もあり、勤務状況にあわせてフレキシブルな給与計算が可能です。使い方の解説もついていて、フォーマットもシンプルでみやすいのですぐに使いこなせるでしょう。
1-3.【全従業員向け】労サポ｜Excel給与計算テンプレート5名用
引用：労サポ
正社員・非正規雇用者を問わずに使えるエクセルシートです。5名までの利用であれば無料ダウンロードが可能です。
5名までの従業員情報をまとめて管理でき、給与計算・賞与計算・給与明細・賞与明細はもちろん、社会保険料や税金の計算も一括で行えます。
ちなみに有料版の料金は以下の通りです。
- 20名まで：1,200円
- 50名まで：2,400円
- 100名まで：3,600円
2.エクセルの無料テンプレートで給与計算するメリット・デメリット
エクセルの無料テンプレートで給与計算するメリット2つ・デメリット2つを紹介します。
2-1.エクセルの無料テンプレートで給与計算するメリット
エクセルの無料テンプレートで給与計算するメリットは以下2つです。
①シートを作成する手間が省ける
テンプレートは給与計算に必要な計算式が入力されているため、シート作成の手間が省けます。
計算式をミスするリスクも軽減でき、手軽に正しい給与計算が実現します。エクセルを使ってすぐに給与計算を始めたい方におすすめです。
②エクセル初心者でも使いやすい
エクセル初心者で関数や操作方法がわからない人でも、テンプレートを使えば給与計算が可能です。
「エクセルソフトが手元にあるが知識がない従業員もいる」という場面では、無料テンプレートの利用がおすすめです。
ただし、エクセルの知識がある方がよりテンプレートを活用できます。たとえば、見やすいレイアウトに変更できるからです。
テンプレートを活用して給与計算を行いながら、徐々に知識を身につけていくと良いでしょう。
2-2.エクセルの無料テンプレートで給与計算するデメリット
給与計算をエクセルの無料テンプレートで行うデメリットは、以下2つが挙げられます。
①機能が限られている
無料テンプレートは人数制限があったり、自社独自の手当などには対応していなかったりするケースが多いです。
また、社員と非正規雇用の雇用形態の違いに対応できないケースもあります。このケースでは、複数のテンプレを使って雇用形態ごとに給与計算シートを管理する手間が生じます。
「大規模で利用したい」「情報管理の手間を省きたい」といった方は、有料テンプレートや給与計算ソフトの利用を検討してみてください。
②そのままでは利用できないケースもある
無料テンプレートをそのまま利用するだけでは、計上できない項目が出てしまうケースがあります。自社に必要な項目を追加する手間が発生します。
テンプレートのカスタマイズを行うと、もともと設定されていた計算式を壊してしまうリスクもありますし、法改正時には再度カスタマイズが必要です。
なるべく自社に合う無料テンプレートを選んで手間を減らす、給与計算ソフトで手間を省くなどの対策をしておきましょう。
3.エクセルの無料テンプレートで給与計算する流れ
エクセルの無料テンプレートを使用して、給与計算をする時は以下の8ステップが必要です。
これらの手間は給与計算ソフトの利用で省けるものもあります。業務効率を重視する方は、給与計算ソフトの利用を検討してみてください。
- 自社に合うテンプレートをダウンロードする
- 計算式やフォーマットをカスタマイズする
- 給与計算する従業員の情報をまとめる
- 労働日数や労働時間数を集計する
- 基本給を入力する
- 交通費やそのほか手当を入力する
- 控除額を入力する
- 自動で計算結果が記載される
3-1.自社に合うテンプレートをダウンロードする
まずは社員向け、非正規雇用向けなど自社にあったものを選んでください。カスタマイズする手間を省くためです。
また、テンプレートの作成時期にも注目しましょう。作成してから時間が経っているものは、最新の法律に対応していない可能性があります。
ダウンロード後にすぐ使い始められそうなテンプレートを探してみてください。
3-2.計算式やフォーマットをカスタマイズする
最新の法律に対応していない部分や自社に合わない部分があれば、テンプレートをカスタマイズします。
カスタマイズする際には、すでに入力されている計算式を破損しないように注意しましょう。
また、計算式を変更する場合には、正しい計算ができるかどうか実際に数値を入力して確かめておくと安心です。
3-3.給与計算する従業員の情報をまとめる
給与計算する従業員の情報をまとめましょう。人数を把握して氏名や勤務形態などを入力することで、給与計算がスムーズに進められるように準備します。
個人情報を扱うことになるため、シートのアクセス権限や保存場所には細心の注意を払ってください。
3-4.労働日数や労働時間数を集計する
タイムカードや出勤簿などから、労働日数や労働時間数を集計しましょう。
手作業になるため、ミスが起こりやすいです。正しく給料を支払うためにも、入力後にはチェックをしてミスがないか確かめてください。
なお、勤怠管理システムと連携できる給与計算ソフトを活用すると、勤怠情報を集計する手間を省けます。手作業を減らしたい方におすすめです。
3-5.基本給を入力する
基本給を入力する、あるいは、基本給を計算するために必要な情報を入力します。
正社員で固定給なら金額をそのまま入力し、パートやアルバイトなどの時給制なら時給と出勤時間を入力するような形です。
計算式を介す場合には、計算結果にミスがないかも確認しておきましょう。
3-6.交通費やそのほか手当を入力する
交通費などの手当を入力してください。手当の一部は課税されないものもあるため、課税されるものと分けて入力します。
手当の項目はテンプレートに用意されていないものがありがちなので、すべての手当を入力できているか確認しましょう。
3-7.控除額を入力する
支給額から差し引く社会保険料や税金を計算します。該当欄に控除額を入力しましょう。
テンプレート内で計算式が用意されている場合、課税対象額を入力することで自動計算されます。
社会保険や税金は制度改正が多いため、最新情報が反映されているかに注意してください。
なお、給与から控除する税金の計算方法については以下の記事で解説しています。すぐに税金額がわかる早見表も掲載しているので、ご活用ください。
3-8.自動で計算結果が記載される
入力した数値を元に計算結果が表示されます。計算結果に間違いがないかを確認してください。
給与計算のミスにより、罰則が課されるリスクもあります。2人以上でチェックするなどして徹底的にミスを防ぎましょう。
ちなみに、給与計算ソフトの『RoboRoboペイロール』なら、社会保険労務士による計算結果の1次チェックが受けられます。手間や精神的負担が大きな計算結果のチェックを委託できるため、業務効率の大幅アップが期待できます。
また、給与計算の専門家である社会保険労務士が監修しており、最新の法制度に対応します。法律の改正情報に神経を尖らせる必要もなく、法律に則った給与計算が可能です。
手軽に正確な給与計算を行いたい方は、詳細情報をチェックしてみてください。
4.エクセルの無料テンプレートで給与計算を行う際の注意点
エクセルの無料テンプレートを使用して、給与計算を行う際には以下3点に注意してください。
4-1.法改正には手動で修正をする
給与計算に関わる法改正が行われた際には、計算式を変更したりアップデートされたテンプレートをダウンロードしたりします。
残業代の割増率や社会保険の保険料率など、給与計算に関係のある法律については必ず最新情報を確認するようにしましょう。
テンプレートを再度ダウンロードした場合には、カスタマイズも忘れずに行ってください。
4-2.ファイルを共有フォルダに入れない
給与計算を行うエクセルファイルは、共有フォルダに入れないようにしてください。共有フォルダに入れると、給与計算業務に関係のない従業員に情報が漏れてしまうからです。
給料額や住所などの個人情報が漏れてしまうと、個人情報保護法に抵触する恐れがあります。また、社外への情報漏洩リスクも高まりますので、必ずセキュリティが確保された環境に保存してください。
4-3.大規模での利用には向いていない
エクセルは大規模での利用には向いていません。大規模だとデータ量が多く、ファイルの動作が重たくなって効率が悪いばかりか、データの破損の恐れがあるからです。
大人数での利用を検討されている方は、大規模に対応している給与計算ソフトを利用する方が安心です。
4-4.計算ミスに気付けない可能性がある
エクセルの無料テンプレートには、計算ミスを指摘する仕組みがありません。正しく給与計算できているかは、担当者が一つずつ確認する必要があるのです。
給与計算のミスはニュースに取り上げられる場合があり、会社の信用度が下がります。また、ミスした場合には正しい計算を行い、従業員に説明した上で追加支払いしたり、徴収したりする手間がかかります。
不足分を追加で支払う際には、年3％の遅延損害金が発生するので注意が必要です。
給与計算ミスは対応の手間がかかりますし、社会的な信用も下がるため、入念にチェックするようにしましょう。
計算ミスを手間をかけずに無くしたい場合には、最新の法律に対応したり、計算ミスチェックを行ったりしている給与計算サービスの利用がおすすめです。
5.エクセルで使える無料の給与計算ソフト
エクセルで使える給与計算ソフトを使うと、シートを作成せずとも給与計算が可能です。
エクセルで使用できる無料の給与計算ソフト3つを紹介します。
5-1.エクセルで使える無料の給与計算ソフト①イージー給料計算
引用：イージー給料計算
イージー給料計算は253名までの給料計算がエクセル上でできるソフトです。無料でありながら、社会保険料や住民税などの計算も可能です。
毎年新しいフォーマットが提供されているため、最新版をダウンロードするようにしましょう。
5-2.エクセルで使える無料の給与計算ソフト②Excelで給料
引用：Excelで給料
Excelで給料は月給制の従業員をメインの対象者とした給与計算ソフトです。アルバイト向けのソフトや年末調整用のソフトもダウンロード可能です。
法改正への対応もなされており、適宜、新しいソフトが公開されています。法律に則った給与計算をするためにも、公式サイトにて更新情報を確認するようにしてください。
5-3.エクセルで使える無料の給与計算ソフト③楽しいかもしれない給与計算
楽しいかもしれない給与計算は10名まで利用できる無料の給与計算ソフトです。勤怠管理・給与計算・給与明細をまとめて管理できます。
また、手間はかかりますが工夫をすれば10名以上での利用も可能で、やり方は公式サイトで紹介されています。
6.エクセルで使える無料の給与計算ソフトを使う際の注意点
エクセルで使える無料給与計算ソフトを使う際には、以下2点に注意してください。
6-1.法改正への対応が必要
労働基準法などの改正が行われた際には、ソフトの最新版ダウンロードや計算式の変更が必要です。
手動での操作が求められるケースが大半なので、注意しましょう。ニュースなどで日頃から法改正についての情報収集をしつつ、利用するソフトの公式サイトで対応してもらえるのかどうかを確認してください。
6-2.大規模での利用には向かない
エクセルで使える給与計算ソフトは、大規模での利用には向きません。
操作自体はエクセルで行うため、データ量が増えると動作が遅くなったり、保存がうまくいかずにデータが消えたりするリスクがあります。
たとえば、当記事で紹介したイージー給料計算は253人までの利用に限られています。ソフトが対応している人数を確認することも忘れないでください。
7.大人数でも安全にサクサク給与計算したいなら『RoboRoboペイロール』
大人数でも安全に手間なく給与計算をしたいのであれば『RoboRoboペイロール』のような給与計算ソフトの利用がおすすめです。
ここでは『RoboRoboペイロール』についてご紹介いたします。
7-1.RoboRoboペイロールの特徴
『RoboRoboペイロール』はクラウド型の給与計算ソフトです。Webサイトにてログインすればどこにいても手軽に活用できます。エクセルのダウンロードも不要です。
『RoboRoboペイロール』のそのほかの特徴は以下の通りです。
特徴①社労士による一次チェック作業代行
給与計算を専門的に扱う社会保険労務士が、計算結果の一次チェック作業を代行いたします。専門的な視点からチェックしてもらえるため、計算ミスを徹底して防げるのが魅力です。
チェック作業は時間がかかる上に高い集中力が必要なため、給与計算担当者の大きな負担になります。担当者の負担を減らして、他業務へ割く時間を増やしたり離職を防いだりしたい方におすすめです。
特徴②法改正は迅速に反映
給与計算に関わる法改正が行われた場合には、社会保険労務士に確認を取った上でソフトに自動反映されます。そのため、法改正に伴う対応は必要ありません。
どのような法改正があったのかについての情報提供も行います。理解できるので、給与計算のノウハウを身につけながらソフトを活用してみてください。
特徴③国際基準のセキュリティ
『RoboRoboペイロール』は国際基準のISMSに準拠したセキュリティシステムを採用しています。
従業員の個人情報を強固なセキュリティで守るため、安心して利用いただけます。
特徴④給与計算・給与明細・人事情報を一元管理
3つの業務を1つのソフトでまとめて実行できるため、シームレスに進められます。複数ソフトを使う際に起こりがちな、画面を切り替える煩雑さはありません。
情報も1箇所にまとまるので管理も容易です。使用ソフトが増えすぎて管理の手間がかかりすぎている方に適しています。
7-2.RoboRoboペイロール利用の流れ
『RoboRoboペイロール』を導入される際には、以下3ステップでサポートいたします。
STEP1.ヒアリング
まずは自社が抱える給与計算のお悩みをお聞かせください。不安な点や実際の業務で困っていることをご相談いただき、解決に向けて取り組んでいきます。
『RoboRoboペイロール』でできることを提案いたしますので、ご納得いただいてからの導入が可能です。
STEP2.管理画面設定～運用テスト
不安が解消されたら初期設定と運用テストを行います。初期設定などの導入サポートは全て無料ですので、安心してお任せください。
運用テストでは過去の情報を使って給料計算が問題なくできるかを確認しつつ、今後の運用に必要な従業員情報を登録いたします。
STEP3.運用開始
テストに問題がなければ本格運用を開始いたします。運用開始後も電話・メール・Webにてサポートが利用できますので、ご不明点があれば気軽にご相談ください。
ご利用の規模にもよりますが、最短1ヶ月で本格運用が可能です。お急ぎの場合にはお問合せください。
7-3. RoboRoboペイロールがおすすめな人
以下に当てはまる方は『RoboRoboペイロール』の利用がおすすめです。
おすすめな人①エクセル初心者・苦手な人
『RoboRoboペイロール』ならエクセルの操作や関数などの知識は不要です。直感的に扱えるデザインなので、エクセルの操作が苦手な方でも安心してお使いいただけます。
また、計算式がすでに設定されており、関数を扱わずとも手軽に給与計算が可能です。
おすすめな人②給与計算の手間を省きたい人
『RoboRoboペイロール』は自社に必要な項目が最初から用意されているため、カスタマイズの手間がありません。
法改正時の更新も自動的に行われますし、人事情報の管理や勤怠情報の集計もまとめて行うためデータ確認の手間がありません。
無駄を省いて給与計算をスムーズに進めたい方におすすめです。
8.まとめ
エクセルの無料テンプレートを活用すれば、シートを作成する手間を省きつつコストを抑えて給与計算ができます。使い慣れたエクセルでコストをかけずに給与計算したい方は活用してみてください。
ただ、テンプレートを活用する際には自社に合わせてカスタマイズしたり、法制度の改正が行われた際の対応が求められたりします。
一からシートを作成する際と比較すれば手間が少ないものの、実際の作業には時間がかかるものです。
さらなる効率化を目指したい方は、シート作成の手間や法改正時の対応が不要な給与計算ソフトの導入を検討してみてください。
9.無料で給与計算ができるエクセルテンプレートについてよくある質問
給与計算が可能な無料のエクセルテンプレートに関するよくある疑問をまとめました。気になる箇所があればチェックしてみてください。
- 無料で給与計算ができるエクセルテンプレートは？
- 無料で給与計算ができるエクセルテンプレートを使うメリットデメリットは？
- 無料で給与計算ができるエクセルテンプレートを使う流れは？
- 無料で給与計算ができるエクセルテンプレートを使う際の注意点は？
- エクセルで使える無料の給与計算ソフトは？
- 大人数での利用でも効率よく安全に給与計算するには？
Q1.無料で給与計算ができるエクセルテンプレートは？
無料で給与計算ができるテンプレートとして、以下3つが挙げられます。
雇用形態などで向き不向きがあるため、自社が必要としているテンプレートを選びましょう。
それぞれの詳細についてはこちらを参照してください。
Q2.無料で給与計算ができるエクセルテンプレートを使うメリットデメリットは？
給与計算が無料でできるエクセルテンプレートを使うメリットとデメリットは、以下のとおりです。
知識がなくても手間なく活用できますが、機能面に問題があるケースが見受けられます。
機能面を補うためにカスタマイズを加えると、結果的に手間がかかってしまうことがあります。
カスタマイズが必要かどうかの確認にも手間がかかるため、スムーズに給与計算を行いたい方には給与計算ソフトの利用がおすすめです。
Q3.無料で給与計算ができるエクセルテンプレートを使う流れは？
給与計算を無料のエクセルテンプレートで行う際には、以下のステップが必要です。
- 自社に合うテンプレートをダウンロードする
- 計算式やフォーマットをカスタマイズする
- 給与計算する従業員の情報をまとめる
- 労働日数や労働時間数を集計する
- 基本給を入力する
- 交通費やそのほか手当を入力する
- 控除額を入力する
- 自動で計算結果が記載される
「テンプレートを使えば手間が省ける」というイメージがあるかもしれませんが、実際に給与計算をする際にはかなり手数が必要です。一連の流れを確認したい方はこちらをご覧ください。
手作業を減らしたいのであれば、給与計算ソフトの導入をおすすめします。
給与計算ソフトの導入にはコストがかかりますが、効率化して業務時間を減らせるので人件費の削減につながります。
給与計算のために社員を1人雇うとすると最低でも月20万円が必要です。
しかし、50名ほどの利用であれば『RoboRoboペイロール』なら月額5万円です。初期費用や導入サポートは完全無料です。詳しくは無料資料をダウンロードして確認してみてください。
Q4.無料で給与計算ができるエクセルテンプレートを使う際の注意点は？
無料のエクセルテンプレートを使って給与計算をする際には、以下3点に気を配ってください。
以上に注意しないと法律違反になったり、情報漏洩したりデータが破損したりしてしまいます。詳しくはこちらをお読みください。
「法改正の対応を自動化したい」「セキュリティを強固にしたい」「大人数で利用したい」という場合には、給与計算ソフトを導入しましょう。
Q5.エクセルで使える無料の給与計算ソフトは？
以下3つの無料給与計算ソフトは、エクセル上で利用できます。
人数制限や扱える機能が異なるため、自社にフィットしそうなものを選んでください。3つの給与計算ソフトについてはこちらをご参照ください。
Q6.大人数での利用でも効率よく安全に給与計算するには？
大人数の利用でもデータを安全に守り、効率よく給与計算をしたいなら『RoboRoboペイロール』を導入してみてください。50〜200名まで対応しており、国際規格ISMSのセキュリティシステムを採用しているので安全にデータを管理できます。（200名以上はお問合せください）
計算結果のチェック代行サービスも付帯しています。1名の計算結果チェックに1分かかるとすると、200名では3時間以上もかかる計算です。確認作業の手間を減らしたい方におすすめです。
無料トライアルも実施していますので、コストをかけずに業務効率化を実感できます。興味がある方はまずはお問合せください。
