給与計算初心者でも失敗しない！計算方法・コツ・おすすめソフトをご紹介

「給与計算の担当になったけど、初心者で何から始めたらよいか分からない」
「給与計算作業を効率化するためによい方法はないか？」

と考えている方はいませんか？

本記事では、給与計算初心者の方に向けて計算方法と効率化のために準備しておきたいことをご紹介します。

この記事を読むと、どんな雇用形態の場合であっても、給与計算初心者がスムーズに作業を行えるでしょう。

給与計算を初めて行う方や、効率化に悩む方はぜひお読みください。

ちなみに『RoboRoboペイロール』なら、給与計算・給与明細の発行・人事情報管理を一元化できます。

勤務形態の違いによる複雑な給与計算に加え、付随する業務も効率化できる給与計算ソフトであるため、興味がある方は詳細をチェックしてください。

伊藤大祐

【監修者のご経歴】

社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。

1.初心者でもわかる！給与計算の方法

本章では、初心者でも理解しやすい給与計算の方法を解説していきます。

給与が支払われる際に必要な手順は給与計算だけではなく、下記の大まかな流れに沿って行われます。

• 勤怠データチェック
• 給与計算
• 給与明細発行
• 支給処理(金融機関へ支払い処理をする)

多くの企業では、給与計算ソフトを利用しているため給与計算の手順や方法を理解する必要はないと考える方もいるかと思います。

なぜなら給与計算ソフトは、勤怠データを入力するだけで自動的に給与を計算できるため、初心者でも簡単に利用が可能だからです。

しかし、給与計算の流れを知り理解を深めておくことで、給与計算業務の効率化やトラブルが起きた際のスムーズな解決に繋がるでしょう。

本章では、給与計算に必要な3ステップである勤怠データのチェック、支給額の計算、控除額の計算を主に解説していきます。

初心者でもわかりやすいように解説するため、給与計算の仕組みを理解しておきましょう。

• ①勤怠データのチェック
• ②支給額の計算
• ③控除額の計算

それぞれの手順をしっかりと確認していきましょう。

①勤怠データのチェック

勤怠入力のデータチェックは、勤務時間の誤入力を確認する作業です。

日々の勤怠入力は、ファイルへ手入力・タイムカード・カードリーダー打刻など、さまざまなタイプがあります。

本作業は、勤務時間を手入力していたり、タイムカードで打刻していたりする場合に限る作業です。

勤怠入力チェックでは、以下のようなポイントに注意して確認します。

• 給与規程の残業時間の単位(5分・10分)などに区切って入力されているか？
• お休みの日は「有給」か「無給」か

最後に、勤務日数・勤務時間を以下の項目別に集計しておくと、次の作業で計算チェックをする際にスムーズです。

働き方改革により、時短勤務・在宅勤務などの勤務体系を採用する企業が増えています。

その場合も、「会社が定めた1日の勤務時間」「所定の休日数」を把握しておけば、給与計算作業がスムーズに進みます。

②支給額の計算

まずは、会社が従業員へ支払う給与である支給額の計算が必要です。

支給額は、勤怠データを元に下記の手当などを計算し、合計した値をいいます。

• 基本給・各種手当の計算
• 残業代の計算
• 有給休暇の計算
• 交通費の計算

それらの支給額を合計したものを「総支給額」と呼びます。

基本給・各種手当の計算

基本給は、給与のベースとなる金額を指し、雇用形態・会社の規定により制度が異なります。
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年俸制は、契約または規定により支払い方法が変わり、12で割り毎月受け取る方法と、16で割りボーナス時に受け取るケースがあります。

さらに、月給制の社員が給与計算期間の途中に入社した場合は、日割計算が発生し、下記の計算式を活用し割り出します。

計算期間の途中に入社した場合の月給計算＝月給 / 所定日数 × 勤務日数

基本給の種類・支給額は、従業員ごとに違うため、従業員ごとに必ず確認しましょう。

基本給と合わせて支給される固定給には「各種手当」があり、会社の規定によりさまざまな種類があります。

各種手当は、固定額なので、毎月変更する必要はありません。

しかし、資格取得・引っ越しなど、状況の変化により手当が発生する可能性があります。

毎月、給与計算作業の前に、手当支給者の有無を確認しておくとよいでしょう。

残業代の計算

残業代は、基本給から算出した1時間の単価に倍率をかけて計算します。

雇用形態ごとの計算方法は以下の通りです。

残業代の割増率は、「いつ」「何時間」残業したかにより変わるため、下記の残業パターンによる倍率から割り出す必要があります。

残業には、労働基準法で規定された時間を基準に、「法定内残業」「法定時間外労働」の2種類があります。

それぞれの意味をしっかりと理解しておきましょう。

• 法定内残業……1日8時間週40時間以内の残業
• 法定時間外労働……1日8時間週40時間を超過した残業

さらに、法定休日に出勤した場合も残業として計算する必要があります。

会社の休日と、労働基準法の休日は違い、法定休日労働の条件は以下2つを満たした場合です。

• 4週間の休みが4日未満
• 1週間に1回以上の休日がない

残業代の考え方は、給与計算の初心者がつまずきやすいポイントであるため、割増率のパターンを確認しながら作業しましょう。

有給休暇の計算

有給休暇は、賃金が支払われる休暇のことであり、一定期間勤続した従業員に対して付与されます。

月給制・日給月給・日給・年俸制の場合は、有給休暇に関する給与計算作業はありません。

時給制の場合のみ、以下の式で計算します。

有給休暇1日分の給与＝1日の所定労働時間 × 時給

交通費の計算

支給額の中には、交通費も含まれるため計算を行う必要があります。

交通費は、電車通勤や車通勤など手段により変わるため計算例をご紹介します。

交通費計算では、規定・契約の確認が必要であるため重ねて注意しましょう。

そのほか、経費精算などが追加される場合があるため、その都度対応が必要です。

③控除額の計算

控除額とは、支給額から差し引く金額のことであり、控除した金額は、会社が一次的に預かり各所へ納めます。

• 社会保険料
• 税金
• 欠勤・遅刻・早退の控除
• その他控除

それぞれの控除額を合計したものを「総控除額」と呼びます、

社会保険料など、算出方法を詳しくご紹介します。

社会保険料

社会保険料には以下があります。

• 健康保険
• 介護保険
• 厚生年金保険
• 雇用保険

それぞれの保険料は、保険料率表に基づいて計算を行います。

給与計算ソフトであれば自動計算されるので、初期設定を正しくすれば初心者でも問題ないでしょう。

税金

給与計算の際に大きくかかわる税金として、所得税・住民税があげられます。

所得税は、国税庁発行の「源泉徴収税額表」に基づいて算出します。

住民税の納税額は、前年の1月～12月分の収入に基づき計算された額です。

住民税は、居住地の自治体により決定されます。

従業員ごとに異なるので、給与計算ソフトへの入力誤りに注意しましょう。

欠勤・遅刻・早退の控除

欠勤・遅刻・早退の控除とは、いわゆるペナルティであり、当日欠勤・連絡なしの遅刻などを給与から控除します。

給与計算では、会社の規にあるルールに沿って控除するため、時給をそのまま控除するとは限りません。

欠勤・遅刻・早退の控除を行う際は、最初に規定を確認しましょう。

その他控除

保険・税金のほか、預り金を控除するケースがあります。

• 会社経由で加入している生命保険
• 社内預金
• 財形
• 持株会

これらの控除額を合計し、総控除額を算出します。

最後に、総支給額から総控除額を差し引いて「支払額」を出し、給与計算は完了です。

2.給与計算の事前準備

既に給与計算を行っている企業は、従業員の勤怠情報を元に、給与計算をすれば完了です。

しかし、給与計算は単純な作業ではないため初心者の方は事前準備が必要です。

本章では、給与計算初心者や起業して初めて給与計算する場合に重要な心構え・準備事項を解説します。

• 賃金支払いの5原則
• 必要な手続一覧

それぞれご紹介します。

賃金支払いの5原則

「賃金支払いの5原則」は、給与計算を実施するにあたり、守るべきルールです。

労働基準法第24条に定められており、下記の5項目をいいます。

毎月支払われる給与は従業員にとって当然の権利であり、支払いが遅れたり、間違っていたりすると、不信感を抱くでしょう。

たとえ給与計算の初心者だとしても、賃金支払いの5原則は必ず守るべきルールです。

必要な手続一覧

初めて給与計算を実施する場合、計算作業に必要な手続きを済ませる必要があります。

計算作業に必要な手続きは以下の通りです。
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手続きの必要書類は、企業の条件により変わるため管轄先に確認しましょう。

なお、上記の手続きのなかで、給与規程作成時に最低賃金の抵触に注意が必要です。

最低賃金は、勤務地の情報を基準にするため、月給者・日給者の賃金確認は以下の式で計算して確認します。
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3.初心者の給与計算でよくある失敗と対策

給与計算は、ミスが許されない重要な作業です。

しかし、人が作業するので、人的ミスが起きることもあるでしょう。

そこで、ミスを未然に防げるよう初心者によくある失敗と対策を確認することをおすすめします。

• 手入力での入力ミス
• 昇給・保険料変更などの反映漏れ
• 残業計算ミス

失敗を知り事前に意識するだけで、ミス防止に効果的であり、対策を理解しておけば早急な対処が可能です。

手入力での入力ミス

手入力のミスは、毎月の給与計算で最も起こりうるミスです。

入力ミスが発生する原因は、チェック担当者が不在や一次チェックのみなどチェック不足が考えられます。

入力ミスを軽減するには、3つの対策が考えられます。

• 入力内容は2回以上のチェックを通す
• 手入力を極力省くよう、システム連携する
• 給与計算のプロへアウトソーシングする

システム連携による手入力の負担軽減は、費用がかかる方法であるもののとても効果的です。

費用を抑えながら正確な給与計算を実現したい場合は、アウトソーシングをおすすめします。

昇給・保険料変更などの反映漏れ

昇給・保険料の更新は、1年に1度ほどの作業です。

多くの従業員は、更新時期にまとめて行うため、あまりミスは発生しません。

反映漏れのミスは、中途採用・扶養家族の増減など、1人分だけ変更する場合に起こりうるミスです。

原因は、情報伝達漏れや情報を受けてすぐに情報反映しなかったことが考えられます。

反映漏れを防止するために、できる対策は2点です。

• 台帳情報は届き次第すぐ反映する。
• 作業日の5日前など、1か月分の情報と台帳反映をチェックする日を設ける
• 作業マニュアルを作成し、全員が同じフローのもと作業する

作業フローを確立させれば、作業漏れ対策になるでしょう。

さらに、情報と台帳のチェックは、2名以上で行うとより確実です。

残業計算ミス

残業代の計算ミスも初心者によくある給与計算のミスです。

残業代のルールは、所定時間・深夜残業など複雑であるためミスが起きやすいでしょう。

計算ミスの原因は、複雑なルールを理解しきれていないことが考えられます。

給与計算の初心者でもミスを防止できる対策は、ツール化です。

残業計算チェック用のエクセルファイル・マクロツール・給与計算システムの導入など、割増率の選定を自動化すれば、理解に悩むことも減るでしょう。

4.初心者が給与計算を正確に行うコツ

給与計算の初心者が、正確に計算するのは難しいでしょう。

そこで、初心者が正確に給与計算するためには、3点のコツがあります。

• チェック体制を整える
• 作業マニュアルを整備する
• 給与計算ツール・アウトソーシングを導入する

日頃から3点のコツを実行し、正確な給与計算に備えましょう。

チェック体制を整える

給与計算で誤った金額を支払うと、従業員へ不信感を与えてしまいます。

しかし、残念なことに入力ミスを完全になくすことは難しいでしょう。

そこで、以下の2つのポイントを意識してチェック体制を整えることをおすすめします。

• チェックリストを作成し、毎月のルーティンワークとして導入
• 2次チェック以上のチェック者を選定

チェックリストの作成は、計算結果の確認とミス軽減に効果的です。

2名以上設ければ、初心者であっても給与計算の正確性があがります。

作業マニュアルを整備する

給与計算マニュアルの作成は、作業の標準化・ミス軽減に効果的です。

作成するマニュアルには、以下の内容を記載しましょう。

• 1か月分の作業フロー
• 作業手順
• 過去に発生したミス・原因・対策
• サポート先・関係者連絡先

作業手順だけでなく、作業フロー・過去のミスなど、参考になる情報を加えておくことで、ミス防止の意識づけになります。

項目が多いと、ボリュームが多くなり見づらい可能性があるため、データでマニュアルを作成し、検索・索引機能を付けると使いやすいでしょう。

給与計算ツール・アウトソーシングを導入する

給与計算は、手作業である限り、完全にミスをなくすことは困難でしょう。

そこで、給与計算ツール・アウトソーシングの導入をおすすめします。

給与計算を自動化することで、正確性・作業時間の短縮に効果的です。

給与計算ツールやアウトソーシングは、以下の基準で選定しましょう。

• 手作業が極力ないこと
• 社労士など、給与計算のプロが監修したソフト
• サポート体制が整っていること

給与計算のプロである社労士が監修しているツールは、正確性・操作性に配慮されているためおすすめです。

さらに、サポート体制が整っている給与計算ツールは、法改正時などに相談しやすく、長い付き合いが期待できます。

正確さが重要な給与計算は、ミス防止策・毎月の作業など、やることが多く気を遣うものばかりです。

したがって、正確さとスムーズな作業が叶う給与計算代行サービスをおすすめします。

5.給与計算の効率化ならRoboRoboペイロールがおすすめ

給与計算の初心者が、計算を正確に・効率的に実施するなら、『RoboRoboペイロール』がおすすめです。

『RoboRoboペイロール』は、給与計算代行サービスのため、自社の作業は2次チェックと給与明細発行のみで終われます。

『RoboRoboペイロール』の特徴は以下です。

『RoboRoboペイロール』は対応社員数が幅広く、さまざまな企業に向いています。

複雑な給与体系や就業規則にも対応可能で、基本的には勤怠管理システムの変更※もいりません。

社労士のサポートも受けられることから、初心者にも安心して給与業務ができます。

※一部対応できない勤怠管理システムを除く

RoboRoboペイロールの特徴

『RoboRoboペイロール』は給与計算代行に、社労士が監修した「給与計算」「給与明細発行」「人事情報管理」ツールがセットになった給与計算ソフトです。

給与業務に関わる情報をRoboRoboの「給与明細管理システム」で一元化管理できます。

主な特徴は以下です。

• 特徴① 給与計算・一次チェック作業を提携社労士が監修
• 特徴② 給与計算・給与明細・人事情報管理ツールがセット
• 特徴③ 導入作業が最小限で終えられる
• 特徴④ 国際基準の保守サポート

それぞれ詳しく見ていきましょう。

特徴① 給与計算・一次チェック作業を提携社労士が監修

『RoboRoboペイロール』は、給与計算・一次チェック作業の代行サービスがセットになっています。

代行で任せられる業務範囲の詳細は次のとおりです。

• 勤怠データの読み込み
• 給与計算
• 社会保険労務士による給与計算結果の1次チェック
• 給与明細結果（CSVデータ）もしくは「給与明細管理システム」へ給与明細を反映

自社で行う作業は、勤怠データのチェック・計算結果2次チェック・給与明細発行業務のみです。

さらに、短期間で作業が必要な年末調整作業もオプションにて対応しています。

『RoboRoboペイロール』の給与計算代行サービスにより、導入前と比べて作業時間を最大90％削減できます。

特徴② 給与計算・給与明細・人事情報管理ツールがセット

『RoboRoboペイロール』は、既存の勤怠システムを変更することなく導入可能です。

勤怠システムを変更すると、勤務入力作業に慣れるまでの間、問い合わせやチェック作業など、導入直後に大きな工数を費やす可能性があります。

『RoboRoboペイロール』を利用することで、既存システムをそのまま利用できるため、スムーズな導入が実現可能です。

特徴③ 導入作業が最小限で終えられる

『RoboRoboペイロール』は、勤務管理システムのアカウント情報を共有し、毎月自動で勤怠データを収集できます。

勤怠システムを変更すると、従業員全員が勤務入力作業に慣れるまで、勤怠データにミスが増え、導入直後に大きな時間を費やすかもしれません。

『RoboRoboペイロール』を利用することで、既存システムをそのまま利用できるので、スムーズな導入を実現します。

特徴④ 国際基準の保守サポート

『RoboRoboペイロール』は、情報セキュリティの国際規格であるISMSに準拠しています。

また、最初にヒアリングをする前に、機密保持契約を締結するため、相談時からセキュリティ対策は万全です。

不明点・トラブル時は、メール・Web・電話で専門スタッフに相談できます。

人事データや給与情報など、個人情報を共有するので、セキュリティ対策がしっかり取られている点、サポート体制が整っている点は評価できるでしょう。

RoboRoboペイロールの価格

『RoboRoboペイロール』の料金は、社員の人数により2つのプランがあります。

200名以下の場合は、1名あたり月額1,000円で、初期費用・月額基本料はかかりません。

対応人数は100〜1,000名ですが、それ以上・それ以下の場合も相談が可能です。

『RoboRoboペイロール』は、給与計算代行に加え、給与計算・給与明細発行・人事情報管理がワンセットになっています。

上記すべてのサービスを個別契約すると、1名あたり月額3,300円以上発生するケースもあるため、『RoboRoboペイロール』の料金プランはお得と言えるでしょう。

RoboRoboペイロール導入までの流れ

『RoboRoboペイロール』の導入から運用までの流れは3ステップです。

• ヒアリング
• 給与計算テスト
• 運用開始

ヒアリングの前に、機密保持契約を締結します。その後、専門家を交えた「ヒアリング」です。

この段階で、人事・給与規程・勤怠システムの確認や、給与計算に対する希望をヒアリングし、運用計画を立てます。

次に、「給与計算テスト」を行い、ヒアリング内容を反映した「RoboRobo管理画面」と勤怠管理システムを連携させ、過去数か月分のデータを使ってシミュレーションします。

テストに問題がなければ「運用開始」です。

以上の3ステップを、最短1か月で対応しています。

なお、導入までの期間は、従業員数などによるので、早めの相談がおすすめです。

『RoboRoboペイロール』の公式サイトでは、導入後の費用対効果などをまとめた資料「1分でわかる！RoboRoboペイロール」が無料でダウンロードできます。

利用料金に含まれるサービス、1名あたりの利用料金などを知りたい場合は、ぜひ一度確認してみてくださいね。

6.まとめ｜給与計算初心者には社労士監修のRoboRoboペイロールがおすすめ

給与計算は、以下の計算式をもとに各項目の計算ができれば、初心者にも簡単に作業が可能です。

支給額ー控除額＝支払額

単純な式であるため簡単に給与が計算できると考えられがちですが、独力で給与計算を行うとミスが起きやすいというデメリットがあります。

初心者がスムーズに給与計算するには、ミスへの対策をしておくことがおすすめです。

• チェック体制を整える
• 作業マニュアルを整備する
• ツール・アウトソーシングを導入する

しかし、上記のミスへの対策を行った場合でも、給与計算の支給額に誤りが起こることもあります。

そこで、給与計算初心者のミスを完璧に対策したい方は、社労士による給与チェックがついた給与計算代行サービスである『RoboRoboペイロール』がおすすめです。

『RoboRoboペイロール』を利用することで、手作業で行うよりも正確かつスムーズな作業を実現することができます。

費用は月額1人1,000円〜とリーズナブルなうえに、導入まで最短1か月で運用開始できます。

給与計算の経験がなくとも、作業の流れを整えれば、正確な給与計算が可能です。

ですが、より正確でスムーズな作業を実現したい場合は、アウトソーシングサービスを選びましょう。

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・給与計算の方法を知りたい

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7.給与計算の初心者の方からよくある質問