ペイロールとは？ペイロールの意味と導入するメリットやコストを徹底解説！

近年、ペイロールを導入している企業が増加していることをご存じですか？

ペイロールとは、従業員等の給与計算、退職金計算、年末調整などの給与関連業務を行うITシステムの総称です。

給与計算業務には専門知識が必要なため、人材確保に困っている会社や、少数の担当者に依存してしまっている会社がペイロールを積極的に活用しています。

今回は、ペイロールの意味や仕組み、導入のメリットやコストなどについて、分かりやすく解説しています。

この記事を読めば、ペイロールに関する基本的な知識が身につきますよ！

現在はさまざまなペイロールサービスがありますが、本記事で紹介するアウトソーシングサービスは『RoboRoboペイロール』です！

『RoboRoboペイロール』では、給与計算代行や便利なツールをワンセットで利用でき、プロによるチェックとサポートを受けられますよ！

伊藤大祐

【監修者のご経歴】

社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。

1.ペイロールとは？意味と仕組みを解説

まずは、ペイロールの概要について解説します。

2023年の春からデジタル給与も解禁となるため、今のうちにペイロールに関する基本的な知識をもっておき、すぐにでも対応できるようにしておきましょう。

ペイロールの意味とは？

ペイロールとは、従業員等の給与計算、退職金計算、年末調整などの給与関連業務を行うITシステムの総称です。

ペイロール(payroll)には、本来「給与の支払台帳。給与者名簿」という意味があり、そこから転じてITサービスの名前にもなっています。（出典：大辞林）

給与計算等の業務を行う担当者は、納期に追われながら作業をし、しかも正確な計算とデータ入力が求められるため、高度なストレス下での業務を強いられています。

また、データの入出力自体は単純作業である一方、担当者は就業規則や法令を十分に理解していなければならないため、給与計算業務を特定の担当者に依存してしまっている会社も少なくありません。

ペイロールを導入すれば、担当者の負担を軽減でき、特定の担当者に依存する状況を抜け出すことができます。

ペイロールのシステムには2種類あり、内部で給与計算のシステム構築を行うケースと、外部企業の給与計算アウトソーシングサービスを利用するケースがあります。

昨今さまざまな企業が独自のペイロールサービスや給与計算システムを提供していますが、特に給与計算アウトソーシングサービスを利用する企業が増加傾向にあるようです。

ペイロールの費用はどれくらい？

ペイロールの費用は、ユーザー(従業員)数や提供しているサービスの内容にもよりますが、おおよそ月額5千円から5万円ほどです。

給与計算の担当者を雇用すれば月あたり数十万円のコストが発生することを考えると、ペイロールはコストパフォーマンスに優れた選択といえます。

多くのサービスではユーザー数に応じたプランを展開しており、ユーザー数が増えれば増えるほどユーザー数ひとりあたりの単価が安くなるようになっています。

導入コストも様々で、初期費用として3万円ほどが必要なこともあれば、初期費用無料で導入できるペイロールもあります。

サービスによっては有料オプションが必要となったり、ユーザー数に上限が設けられていることもあるため、自社の運用に合った利用ができるかしっかりチェックしておきましょう。

『RoboRoboペイロール』では、初期費用無料・ユーザー数1人あたり月額1,000円と、とても分かりやすい料金設定で利用できます。

しかも『RoboRoboペイロール』では、①給与計算代行サービス、②給与計算ツール、③給与明細発行ツール、④人事情報管理ツールの全てがセットとなっており、ややこしいオプション料金や月額基本料金が発生することはありません。

業務効率化のためにペイロールを導入するはずが、ペイロールの利用料金の確認で業務が妨げられてしまっては本末転倒ですから、料金体系が明朗な『RoboRoboペイロール』がおすすめです！

【2023年春解禁】デジタル給与解禁前にペイロールを導入しよう

2023年4月より法令の改正によりデジタル給与が解禁となるため、デジタル給与の導入を検討している会社は早めにペイロールを導入しておくことをおすすめします。

デジタル給与とは、銀行口座への給与振り込みではなく、電子マネーを利用して会社が従業員へ賃金を支払う制度であり、コロナ禍以降の「新しい生活様式」としても注目されています。

しかし、デジタル給与が解禁されるといっても、全ての従業員が賃金をキャッシュレス方式で受け取りたいと希望することは想定しづらいでしょう。

したがって、政府は現金払いとキャッシュレス払いの二重運用となることを想定しています。

そのためデジタル給与の解禁以降、従業員ひとりひとりに対して異なる支払い方式が併存することとなり、給与関連業務の負担が重くなることは間違いないでしょう。

ペイロールを導入しておけば、給与計算や支払いに関する煩雑な業務を効率化できるため、今のうちから導入して運用に慣れておきましょう。

デジタル給与に関する基本的な知識や、導入までの流れについてはこちらの記事でも詳しく解説しています！

2.ペイロールでできること

ここまでは、ペイロールの概要やデジタル給与との関係について紹介しました。

以下からは、ペイロールの代表的な機能について詳しく解説していきます。

どのような機能をもっているのかは各ペイロールによって異なるため、導入にあたっては自社のニーズを満たす機能があるかを確かめておきましょう。

ペイロールでできること① 給与計算

ペイロールの最も代表的な機能が、給与計算です。

給与計算では、勤怠記録に基づく残業代等のほか、昇進や昇格の考慮、各種手当・ボーナスや退職金の計算などの複雑な計算が必要です。

特に勤務形態や給与体系が複雑な会社では、給与計算のためのデータを入力するだけでも相当な負担となっているのではないでしょうか。

ペイロールの導入によりこうした煩雑な業務の自動化ができれば、給与計算業務の大幅な効率化につながります。

ペイロールでできること➁ 給与明細発行

ペイロールのなかには給与明細発行ツールをセットで利用できるものもあります。

給与明細の発行をペーパーレス化・自動化することで、担当者の負担を減らせるのはもちろんのこと、従業員側としてもいつでも明細を確認できるという利点があります。

特に最近はリモートワークの増加やペーパレス化が進んでいるため、給与明細のオンライン化は会社側にとっても従業員側にとってもメリットがあるといえます。

近年はWeb給与明細を発行するためのツールも多数登場していますが、自社の給与システムに対応していない場合には結局手作業での入力が必要となるため、かえって業務負担が増えることもあります。

この点、ペイロールと給与明細発行ツールが一体となっていれば、給与計算から給与明細発行までワンステップで自動化できます。

ペイロールでできること③ 人事情報管理

ペイロールの機能として、人事情報管理システムを備えているものもあります。

人事情報管理システムとは、従業員の雇用形態(正社員かアルバイトか、など)、勤怠情報、労務情報、人事評価情報などを一括管理するシステムのことです。

これらの人事情報は給与と直結する情報である一方、評価者や管理者が分担されている場合には情報の所在が分かりにくかったり、情報が共有されていない状況に陥りがちです。

ペイロールに人事情報管理機能が搭載されていれば、情報を一元化でき、給与計算のミスを減らすことができます。

ペイロールでできること➃ 年末調整

ペイロールを活用することで、毎月の給与計算だけではなく年末調整業務も効率化できます。

年末調整では従業員から配偶者控除などに関する情報を収集する必要があり、その確認作業なども含めると膨大な手間がかかってしまいます。

ペイロールを導入すれば、従業員からの申告フォームを利用できたり、申請の督促や確認を外注化でき、担当者の負担を大幅に軽減できます。

またペイロールを利用することで、税金関係や社会保険等も一括管理できます。

3.ペイロールを導入するメリット3つ

ここまで、ペイロールとは何なのか、ペイロールでできることについて解説しました。

次からは、ペイロールを導入することで得られる3つのメリットを詳しく掘り下げていきます。

ペイロールのメリット① 給与計算業務のコストを減らせる

ペイロールを導入することで、給与計算業務に必要な時間的・金銭的コストを削減できることが1つのメリットです。

ペイロールで給与計算や関連業務を自動化できれば、担当者は勤怠情報の入力だけすればよく、あとは他の業務に専念できます。

また、先ほど紹介したようにペイロールの利用料金は月あたり5千円から5万円ほどで、自社での雇用や、外注をするよりもコストを抑えられます。

ペイロールのメリット➁ 人材不足を解消できる

ペイロールを導入することで、人材不足を解決できるという点もメリットと言えるでしょう。

給与計算ができる人材は貴重なため、人材確保に困っている会社も多いと思います。

ペイロールを活用すれば計算の自動化ができ、運用をプロに任せられるため、専門知識をもっていない従業員でも簡単に扱うことができます。

また、ペイロールの導入により業務効率を上げられることで、より重要度の高い業務に担当者を充てることができ、会社全体の生産性向上にも繋がります。

特定の従業員が給与業務の全てを把握しており、その従業員に休職・離職されては困る！という属人的な状況を脱することも可能です。

ペイロールのメリット③ 専門家による的確なアドバイスを得られる

ペイロールの導入により、社会保険労務士などの給与計算のプロからアドバイスを受けられる点もメリットです。

給与計算にあたっては、会社独自の給与体系だけではなく、労働基準法などの各種法令や税制などにも精通していなければなりません。

しかも各種法令や税制などは日々変化しているため、担当者がその全てを把握した上で給与計算等業務を適切に行うことは簡単ではありません。

ペイロールは、社会保険労務士などの専門家が常に情報をアップデートしており、入力されたデータをチェックしているため、プロの視点からアドバイスを受けられます。

4.ペイロールを導入するときの選び方3つ

ここまで紹介したように、ペイロールの導入により低コストで給与計算業務を効率化でき、プロの視点からのチェックを受けることもできます。

もっとも、現在はさまざまなペイロールサービスが登場しているため、どのサービスを利用すればいいのか悩んでしまいますよね。

そこで次からは、どのペイロールを選ぶか迷った際に確認するべきポイントを3つ紹介します。

選び方① 専門家のチェックが入る

ペイロールを導入する際には、給与計算結果が法令に適合しているかどうかプロによる人的チェックが入るものを選ぶようにしましょう。

人的チェックが入らないペイロールの場合、例えば納税額にも連鎖的にミスが生じ、最悪の場合には追徴金といったペナルティを受ける可能性も生じてしまいます。

Excelや給与計算のフリーソフトを利用しても自動で給与計算をすることは可能ですが、やはり専門家のチェックがないシステムには不安が残ります。

したがってペイロールを選ぶ際には、システムを社会保険労務士などが監修していることはもちろんのこと、個々のデータにも目を通してもらえるか確認しておきましょう。

もっとも、ペイロールのなかには社会保険労務士などによる人的チェックに対し、オプション料金が発生する可能性もあるため注意が必要です。

選び方➁ 自社の勤務体系に対応している

ペイロールを選ぶ際には、自社の勤務体系や給与体系に対応しているかしっかりとチェックする必要があります。

例えば正社員とアルバイトの両方がいる場合や、それぞれの給与計算締日が異なる場合などには、こうした複雑な体系にも対応しているか確認しましょう。

特に最近ではリモートワークやフレックスタイム制を導入している会社が増加しているため、こうした柔軟な働き方に対応しているかどうかもチェックが必要です。

また導入時だけではなく、のちのち人事規程や給与体系が変更となった場合に対応できるかどうかも重要なポイントとなります。

他にも、自社の利用している勤怠管理システムや会計ソフト、振込サービスなどと連携できるペイロールを選べば、バックオフィス業務をすべて自動化することができます。

選び方③ 手厚いサポートが受けられる

導入や運用にサポートを提供しているかどうかも、サービス選択の際の重要なポイントです。

ペイロールの導入にあたっては、自社の給与体系などを正確にシステムに落とし込まなければなりません。

導入時にミスが生じれば、その後の計算も誤ったものになってしまうため、導入時にプロによるヒアリングとサポートを受けられるサービスがおすすめです。

また、導入後も継続してサポートを受けられるかどうかもしっかり確認しておきましょう。

5.ペイロールならRoboRoboペイロールがおすすめ！

ここまでは、ペイロールの概要やメリット、サービス選択時の注意点などを解説しました。

ペイロールサービスにはいくつかの種類がありますが、本記事でおすすめサービスとしてご紹介するのは『RoboRoboペイロール』です！

次からは『RoboRoboペイロール』独自の魅力や導入のメリットについて紹介していきます。

RoboRoboペイロールの魅力① 社会保険労務士が一次チェック！

『RoboRoboペイロール』では、毎月の給与計算結果を給与計算のプロが1次チェックするため、労働基準法に則った給与計算ができます。

また、労働基準法の改正にも随時対応しているため、自社に専門知識をもつ従業員がいない場合であっても安心して利用できます。

給与体系そのものの変更など社会保険労務士による詳細な対応が必要な場合には、提携する社会保険労務士の紹介も受けられる点も魅力です。

『RoboRoboペイロール』では、給与に関するトータルサポートを受けることが可能と言えます。

RoboRoboペイロールの魅力➁ 給与計算のプロが導入から運用までサポート

『RoboRoboペイロール』では、サービスの利用開始前から運用開始まで、社会保険労務士によるサポートが受けられます。

他社のペイロールでは、一般的にサービス利用開始前のヒアリングなどに対して初期費用が発生することが多いですが『RoboRoboペイロール』では初期費用が一切かかりません。

さらに導入後は、社会保険労務士による以下のような手厚いサポートを受けられます。

• サポート担当（社会保険労務士の有資格者）が対応！
•  電話、メール、オンライン会議など、相談内容に応じて柔軟に対応
•  平日10:00~18:00（土日祝、年末年始を除く）

『RoboRoboペイロール』では、システムの利用に関しても、メール・電話・Webにて専門スタッフによるサポートを受けられるため、導入後も安心して利用できます。

RoboRoboペイロールの魅力③ 初期費用&月額基本料金ゼロ！1名1000円のシンプルな料金体系

『RoboRoboペイロール』は、上場企業品質の給与計算を、ユーザー1人あたり月額1,000円という業界トップクラスのコストパフォーマンスで提供しています。

給与計算・人事情報管理・給与明細発行ツールのすべてを1,000円で利用でき、月額基本料金は発生しないため、利用料金の管理も簡単です。

他社のペイロールでは各ツールごとに細かくオプション料金が決まっているケースが多い中、『RoboRoboペイロール』では徹底して「分かりやすくリーズナブル」な料金設定にこだわっています。

RoboRoboペイロールの魅力➃ 勤怠管理システムとの接続も可能

『RoboRoboペイロール』は、外部の勤怠管理システムとの自動連携が可能なため、現在、利用しているシステムを変更することなく導入が可能です。

外部システムとの連携も簡単で、アカウント情報を共有すれば毎月自動で勤怠データの収集を行います。

勤怠システムとの連携により、担当者が行う業務は打刻修正と二次チェックだけになるため、業務効率の大幅な効率化と負担軽減を実現できます。

RoboRoboペイロールの魅力⑤ 複雑な勤務体系にも対応！

『RoboRoboペイロール』は、固定時間制・変形労働時間制・フレックスタイム制などの変形労働時間制・裁量労働制などのあらゆる勤務体系に対応しています。

また、勤務体系ごとに締め日が異なる場合であっても柔軟に対応可能です。

さらに管理画面では従業員の情報を一元管理できるため、人事情報管理ツールとしても活用できます。

『RoboRoboペイロール』が気になる方はぜひ一度相談してみることをおすすめします。

6.まとめ｜ペイロールの活用でプロ品質の給与管理を低コストで実現！

今回は、近年注目されているペイロールの概要や導入メリット、サービスを選ぶポイントなどについて解説しました。

ペイロールを導入すれば、給与計算業務を圧倒的に効率化でき、プロによる監修で法令への適合も簡単に行えます。

また、ペイロールを活用すれば少数の担当者に依存する状況から脱却することができ、人材を重要度の高い業務に任せることが可能です。

ペイロールにはさまざまなサービスがあるため、どれを選ぶべきか迷ってしまうかと思いますが、本記事で紹介した選び方をもとに自社に合ったペイロールを選びましょう。

本記事で紹介した『RoboRoboペイロール』は、ユーザー1人あたり月額1,000円というリーズナブルな価格を実現しながら、給与計算のプロが一次チェックを行うなど、上場企業品質の給与計算業務を提供しています。

『RoboRoboペイロール』を含むRoboRoboシリーズは、すでに4,000社以上が導入し、サービス利用継続率100%という実績を持っています。

『RoboRoboペイロール』を、この機会に導入してみてはいかがでしょうか。