「ペイロールとはどんなサービス？」
「ペイロールを導入すれば効率化が進む？」
このような疑問を持つ担当者も多くいるでしょう。
ペイロールとは給与支払いシステムの総称であり、勤怠管理から給与計算、雇用保険の書類作成まで一元管理することが可能です。
この記事では、
- ペイロールの特徴
- ペイロールが管理できる内容
- ペイロールを導入するメリットや注意点
について解説します。
記事を読むことで、ペイロールが自社に必要かどうか判断し、導入すべきサービスを見つけることができますよ。
■今回のポイント
- ペイロールという給与支払いシステムでなにができるのか一つ一つ解説
- ペイロールのメリット・活用方法・注意点を説明
- ペイロールが自社にとって必要か知ることが出来る
- ペイロールのツール活用だけではなく業務代行も含めたクラウドサービスがおすすめ
- クラウド型のペイロールサービスならRoboRoboペイロール
1 ペイロールとは？勤怠管理もできる？
ペイロールという言葉は英語の「Payroll」から来ており
日本のビジネスでは「給与システムの総称」として使われることが一般的です。
1-1 ペイロールの特徴
ペイロールは、企業や組織が従業員に対して給与や報酬を管理するためのシステムです。
給与計算、給与明細の発行、税金や社会保険の控除、給与支払いなどのプロセスを自動化し、
効率的に給与関連の業務を行うことができます。
似たような言葉でペイロールカード（Payroll Card）がありますが、
これは、従業員に給与や報酬を支払うためのプリペイドカードまたはデビットカードのことを指します。
主に米国で給与支払いの一つの手段として、従業員に現金や紙の小切手を渡す代わりに、給与をカードに直接入金することができるカードです。
2023年4月に日本でもデジタルマネーでの給与支払いが解禁されたことにより、ペイロールという言葉が電子マネーによる給与の支払いや外国人労働者への給料の海外送金などを指す言葉としても用いられることが増えています。
1-2 ペイロールができる事
ペイロールは、従業員に対する給与や報酬を管理する一連の業務やプロセスを指しますが
ペイロールでできる業務は以下の8つがあり、
多くの企業が、企業の規模やニーズに応じてさまざまな機能やカスタマイズオプションを組み合わせて活用しています。
ここではそれぞれの業務を細かく解説していきます。
1-2-1 従業員データの管理
従業員データの管理は、企業や組織が従業員に関する情報を収集、保存、更新、保護する重要なプロセスです。
これには、従業員の個人情報（氏名、住所、連絡先など）の管理や、雇用契約、労働条件、給与体系などの情報の管理が含まれます。
また、労働時間の記録や福利厚生の管理も従業員データの一環です。
ペイロールを使用することで、上記すべての情報を、それぞれの従業員の個人情報と合わせて一元的に管理できます。
人事情報の更新などにも迅速に対応できデータの統合性が確保されるので、従業員データの正確な管理につながり、給与計算や労働時間の管理の正確性が向上します。
また、機密性の高い情報をデータ上で管理することでセキュリティ対策が施されたデータベースやアクセス制御などの仕組みにより、データの安全性も確保されます。
1-2-2 勤怠管理
勤怠管理は、従業員の出勤時間、退勤時間、休憩時間、休暇など、労働時間に関する情報を記録・管理するプロセスです。
従業員の出勤時間、退勤時間、休憩時間、残業時間などの正確なデータをペイロールシステムに反映させることで、給与の計算ミスや誤差を減らすことができます。
また、従業員の勤怠データを手動で入力する手間や、紙のタイムカードやExcelファイルを使用する手間を削減することができます。
さらに、勤怠情報をデータとして管理することで、労働法や労働規則に則った勤務の確認や遅刻率・出勤率のデータ分析が可能になります。
給与明細を通して従業員自身が労働時間や給与詳細を知ることができ、正確性の向上や手間と時間の削減だけでなく、企業や組織にとってプラスの要素が十分にあります。
1-2-3 給与計算
給与計算業務は、企業や組織が従業員に支払う給与や報酬を計算するプロセスです。
主に以下の4つの要素を元に計算します。
- 基本給: 従業員の基本的な給与額。通常は雇用契約や労働条件に基づいて設定される。
- 手当: 残業手当、交通費手当、家族手当など、特定の条件や要因に基づいて支給される追加の給与。
- 控除: 所得税、社会保険料、厚生年金などの法定控除や、従業員の同意に基づく控除など。
- ボーナス: 年次ボーナスや成果に応じたボーナスなど、特別な報酬の支給。
ペイロールの導入により上記の要素の情報の正確性の向上と、計算ミス・人為的なミスをなくすのはもちろんですが、法定要件を自動的に適用するため、法的な要件を満たしながら給与計算を行うことができます。
また、従業員の給与明細や給与データの保管、報告書の作成などを統合的に管理することで、データの一貫性と透明性が確保されます。
1-2-4 給与明細・源泉徴収票など帳票の作成
給与明細や源泉徴収票などの帳票作成業務は、従業員への給与情報や税金の記録を提供する重要な業務です。
ペイロールを利用することで給与計算データを自動的に利用して帳票を生成するため、
給与要素や控除額の計算における人為的なミスやエラーを最小限に抑え、作成時間や入力時間の短縮にもつながります。
また、税務関係の法律や労働法などの法的要件を考慮し、適切な税金の控除額や給与明細の詳細をリアルタイムで反映させることができるので確認・更新し忘れによるミスをなくすことが出来ます。
さらにすべてデータとして管理されるため、必要な際に履歴の確認や過去の帳票を参照したり、必要なデータを抽出してレポート作成や分析に活用することができます。
1-2-5 給与振込データの作成
給与を振り込むために「振込種別」「口座名」「振込指定日」「金額」など、振込に必要な情報と、支給予定日や支給額が記載された給与振込一覧表などの帳票を作成する必要があります。
ペイロールの導入により、給与データから自動的に処理がされるため人為的なミスやエラーを減らし、手動でのデータ入力も省かれるので手間と時間削減につながります。
また、ツールによってはそれぞれの銀行に対応したデータを出力してくれるため、わざわざ銀行にあったファイルを作成する手間も省けます。
1-2-6 年末調整
年末調整は、従業員の所得税や住民税、社会保険料の調整を行う業務です。
給与計算期間中に源泉徴収された税金や保険料を適正に調整し、従業員の年間の所得税や住民税、社会保険料の正確な額を確定します。
具体的には以下の5つの業務があります。
- 配偶者の有無や扶養の数、課税要件などの従業員データの収集
- 所得税の控除や税率の計算を行い、正確な所得税額を確定
- 源泉徴収された住民税額を、従業員の住民税課税要件や地方自治体の税率などを考慮して適正に調整し、正確な住民税額を算出
- 社会保険料の控除や限度額の計算を行い、正確な社会保険料額を確定
- 年末調整の結果を反映した調整票や年末調整報告書などの帳票を作成し、従業員に交付
年末調整の業務はその名の通り、年末に必要な業務です。
上記の業務の他に、必要に応じて税務署への報告や申告手続きも行うことがあり、給与に関する業務の中でも特に煩雑な作業でありながら、多くの企業が年末は繁忙期に当たります。
ペイロールは、そのような作業をまとめて担うことができ、
特に「RoboRoboペイロール」は社会保険労務士などのプロに丸っと外注することができるメニューを用意しているのでおすすめです。
1-2-7 雇用社会保険料の書類作成
社会保険等の書類作成業務では、従業員の保険に関連する様々な書類を作成します。
ペイロールにより、給与支給額の集計を行うことで、毎月の雇用保険料や社会保険料の算定に基づいた金額が通知され、従業員の給与から天引きされます。
給与は変動するため、労働保険料の算定では年度更新手続きが行われます。
同様に、社会保険料についても毎年特定の時期に算定基礎届の提出が必要であり、給与の昇給がある場合には月額変更届の提出が必要です。
ペイロールには、これらの提出書類を作成する機能があり、一部のツールでは電子申告も可能です。
労働保険や社会保険に関連する手続きは、社会保険労務士という専門の国家資格者が担当する業務のため、自社の専属の社労士に頼むことも可能ですが、プロのチェックが入るペイロールなら業務の縮小に大きく貢献してくれます。
1-2-8 社会保険業務サポート
社会保険労務士は、労働法や社会保険制度に関する専門家であり、企業や従業員に対して労働関係の助言や支援を行う資格を持った専門職です。
そのため、社会保険に関する業務や手続きは社労士に任せる必要があります。
また、法的な規制や労働関係の複雑さに精通しており、労働者と雇用主の間の公平な関係を促進するために重要な役割を果たします。
ペイロールで効率的に給与計算業務を行っていても、法令や制度に則り給与関連の業務が行われているか、ツールが適切に設定・変更されているかどうかはプロの目で確認することが大切です。
「RoboRoboペイロール」にはそんな社会保険労務士の毎月のチェックと業務代行の依頼が可能であり、年末調整や繁忙期などを気にせずお任せすることが出来ます。
2 ペイロールを導入するメリット
ペイロールは給与計算や労務管理を効率化するためのシステムであり、
近年、企業の中においてペイロールの導入が増加しています。
ペイロールを導入するメリットとして以下の5つがあります。
- 給与計算業務時間を短縮でき属人化を防げる
- 給与計算ミスを防ぐことができる
- 給与形態や人事労務データの変更が簡単にできる
- 専門家へのアウトソーシングがスムーズにできる
- クラウドで社内外で情報共有ができる
一つずつ詳しく解説していきます。
2-1 給与計算業務時間を短縮でき属人化を防げる
手作業で給与関連の業務を行うと、従業員数が多いほど時間がかかるという課題があります。
しかしペイロールを使用することで、それらの煩雑な業務の自動化が実現されます。
従業員のデータや勤怠情報、給与情報が一元的に管理され、自動的に処理されるため、手作業に比べて大幅な時間短縮が可能となります。
従業員数が多い組織でも、迅速かつ正確に給与計算を始めとした給与に関する業務を行うことが出来ます。
また、エクセルなどの個別のツールを使用して管理すると、その業務が個人の手に依存しやすくなり、情報の属人化やミスのリスクが生じる可能性があります。
ペイロールはシステム上でデータが一元的に管理されるため、誰でも必要な情報にアクセスできます。
業務の透明性が高まり、組織全体で情報の共有や連携が円滑に行われます。
また、ペイロールシステムは設定やルールを一元的に管理できるため、情報の一貫性や正確性を保つことができます。
2-2 給与計算ミスを防ぐことができる
手作業で給与計算を行う場合、データ入力や計算の過程でミスや誤りが発生するリスクがありますが、ペイロールシステムは事前に設定された給与計算ルールや法令を基に自動的に計算を行います。
人の手によるミスや漏れが少なくなるため、正確な給与計算が保証されます。
2-3 給与形態や人事労務データの変更が簡単にできる
役職の変更や結婚、出産などの家族構成の変更があっても、これらの修正がペイロールによってスムーズに行われます。
人事部で情報を変更すれば自動的に反映されるので、部署間でやり取りをする必要もありません。
例えば、従業員が役職の変更や昇進をした場合、ペイロールシステムでは役職の変更が直ちに反映されます。
給与計算に関わる要素や手当の設定が自動的に更新され、正確な給与支払いが保証されます。
また、結婚や出産などの家族構成の変更も迅速に対応できます。
従業員が結婚した場合、家族手当などの給与要素が追加される可能性があります。
同様に、出産による育児休暇や育児手当の設定も容易に行えます。
ペイロールシステム上で効率的に変更が行われることで、従業員の変更に素早く対応し、正確な給与支払いと労務管理を実現することができます。
2-4 専門家へのアウトソーシングがスムーズにできる
ペイロールは社労士チェックや業務代行など、社外に給与計算や労務管理の業務を任せたい場合に共有が簡単です。
システム上でデータを一元管理し、必要な情報を迅速に共有することができます。
特に「RoboRoboペイロール」なら専門家を連携したサービスが用意されているので
給与計算と同じ画面から簡単に依頼が可能です。
2-5 クラウドで社内外で情報共有ができる
クラウドベースのペイロールなら、給与計算業務の担当者や関係部署間での情報共有が容易に行えるという大きなメリットがあります。
また、従業員がWeb給与明細で自身の明細を閲覧できるため、無駄な作業が削減され、効率的な情報共有と管理が可能です。
また、リモートワークにも対応しているため、地理的な制約を受けずに給与計算や労務管理を行うことができます。
従業員が遠隔地にいる場合でも、クラウド上での共有とアクセスが可能なため、柔軟な作業環境を実現することができます。
3 ペイロールの活用方法
ここでは、具体的なペイロールの活用方法をご紹介します。
ぜひ、自社の状況や改善したいことなどを考えながらペイロールの導入のイメージをしてみてください。
3-1 社会保険
社員数が多い会社では、結婚や出産による扶養の増加や入退職時に社会保険の手続きで、時間を割くことがかなり増えます。
これらの手続きは手作業で行うと時間がかかる作業ですが、ペイロールを利用して外部に委託することで、担当者が届け出に「赴く」という大きな工数を減らすことができます。
3-2 給与計算
ペイロールは給与計算に加えて、退職金や賞与の計算、年末調整など幅広い業務に対応しています。
さらに、ペイロールの一元管理により、昇格や情報の変更があった場合でも簡単に管理できます。
例えば、昇格に伴い給与が上がったとします。
昇格すると退職金ポイントが上がる可能性があります。
そんな時、ペイロールなら担当者が手動で入力することなく自動的に、退職金ポイントにも情報が反映されます。
このように、ペイロールによって従業員の給与に関する情報が一元管理されているので、横断的に業務の自動化をすることで、抜けのない正確な給与計算を常に実現してくれます。
4 ペイロール導入時に注意するべきポイント
ここまで、ペイロールのメリットや活用方法などを解説してきました。
ここでは以下4つの注意点を一つ一つ解説していきます。
4-1 システムの導入にコストがかかる
ペイロールの導入する注意点の1つは、導入にコストがかかることです。
ペイロールシステムの導入には、ソフトウェアやハードウェアの購入、カスタマイズや設定の費用、トレーニングやサポートなどの追加費用が発生する場合があります。
特に小規模な会社や予算に制約のある企業にとっては、これらのコストが負担となってしまうかもしれません。
ただし、ペイロールの導入には長期的な視点でコストと利益を評価する必要があります。
また、自社で業務を行うにしても人件費がかかり、繁忙期など人員の確保が難しい場合は代行費用が発生する可能性もあります。
「ランニングコスト」として長期的に且つ全体のコストで比較することが大切です。
「RoboRoboペイロール」なら初期費用なしで、大部分の給与関連業務が含まれて1人1000円と、中小企業やスタートアップ企業も安心な値段設定です。
4-2 情報漏洩のリスクがある
ペイロールにおいては、一般的にデータはクラウド上のサーバーに保管されます。
そのため、サーバーやソフトウェアのセキュリティが不十分な場合、情報漏洩のリスクが存在します。
特に給与計算には重要な個人情報が含まれるため、十分なセキュリティ対策を講じる必要があります。
一方で、社内システムにおいてもセキュリティリスクは存在しますし、人為的な情報漏洩のリスクもあります。
したがって、セキュリティが万全であるかどうかは、クラウドツールであるか否かによって決まるわけではありません。
重要なのは、ペイロールシステムやクラウドツールの提供元がセキュリティ対策に十分な注意を払っているかどうかです。
信頼性の高いサービスプロバイダーを選ぶことや、データの暗号化、アクセス制御、定期的なセキュリティ監査などの対策を実施することが重要です。
4-3 外部へ委託するためノウハウがたまらない
外部の企業へのアウトソーシングでは、社内でのノウハウの蓄積が制限される可能性があります。
対策としては、アウトソーシング先との密なコミュニケーションやナレッジ共有の仕組みを構築する方法があります。
定期的な情報共有や業務の可視化、文書化などを通じて、社内のノウハウを外部に委託する業務にも反映させることができます。
外に丸投げではなく、効果的な知識管理やノウハウの共有を実施することで、組織内の持続的な成長と発展を促進することが重要です。
4-4 サービスによって依頼できる範囲が違う
ペイロールはサービスによって依頼できる範囲が違うということも注意しておきたいポイントです。
そのため、複数のサービスを比較しながら自社のニーズにあったツールやプランがあるかどうかを確認することが大切です。
また、給与計算や人事用法管理など別サービスで管理していたものも一元化できるか確認しておくと、導入時のデータ移行や業務プロセスが軽減されスムーズな導入を実現できます。
「RoboRoboペイロール」は給与関連の業務の大半をカバーし、現在使っている勤怠管理システムをそのままで勤怠情報を収集することが出来ます。
5 ペイロールの費用は？導入するならRoboRoboがおすすめ
ここまでペイロールについて、メリットや特徴、注意点など詳しく解説してきました。
自社がペイロールを導入する上で具体的なイメージは出来たかと思います。
ここからは、クラウド型ペイロールサービス「RoboRoboペイロール」の特徴や費用などを解説していきます。
5-1 RoboRoboの特徴
RoboRoboペイロールは様々サービス・機能が揃ったペイロールサービスです。
以下の4つの特徴が多くの企業に支持されている理由でもあります。
特徴①給料計算・明細発行・人事情報管理を一括管理
「RoboRoboペイロール」を利用することで、人事情報を一元管理し、社内での情報共有が簡単にできます。
関係部署間でのスムーズな情報共有や、複数人によるダブルチェックが簡単に行い、さらに、従業員は自身の給与明細をツール上で閲覧することができ、情報管理や情報共有を効率的に行うことができます。
特徴②社労士による監修・計算結果1次チェック
「RoboRoboペイロール」は社会保険労務士が監修しており、法改正にも迅速な対応が可能です。
また、クラウド型ペイロールサービスのためユーザーが意識することなく自動的にアップデートが実行され、いつでも最新の環境で利用することができます。
さらに、別途費用はかかりますが、社会保険労務士法人と提携しているため、いつでも給与計算の月次チェックや業務代行はもちろん手続きの作成・提出の依頼も簡単に行うことが可能です。
特徴③複雑な勤務体系にも対応
「RoboRoboペイロール」は、様々な給与形態に対応することができます。
一つのソフトウェアで、正規雇用、契約社員、パートタイムなど、異なる雇用形態に対応することが可能です。
さらに、専門家と相談しながら給与計算の式を設定することができるため、自社独自の手当や賞与などの特別な給与要素にも柔軟に対応できます。
特徴④勤怠情報を自動取得
「RoboRoboペイロール」は、既に導入している勤怠管理システムとの連携が可能です。
勤怠データの読み込みを自動化することで、手動でのデータ入力ミスを防ぎ、給与計算の精度を向上させることができます。
また、「RoboRoboペイロール」は国際基準でのセキュリティ対策が行われており、情報漏洩の心配もありません。
厳重なセキュリティ対策を実施することで、従業員の個人情報や給与データの安全性を確保します。
5-2 RoboRoboの費用
「RoboRoboペイロール」は、月額1人1000円というお手頃な価格設定であり、初期費用も不要です。
さらに、退職などで人数の変動があっても無駄なコストは発生しません。
給与計算を始めとした給与関連業務の大半を担ってくれるツールもすべて含まれた上で専門的な知識を持つ社労士のサポートや代行サービスも付属しています。
豊富なツールと、専門的なサポートを受けられる、忙しい時や人員確保が難しい場合は安心して業務を任せることもできるので「RoboRoboペイロール」はコストパフォーマンスが非常に高いおすすめのペイロールサービスです。
6 ペイロールに関するよくある質問
今回の記事で解説した内容のポイントをQ&A形式でまとめました。
ペイロールの導入を検討している際にお役立て下さい。
- ペイロールはどういうサービス？
- ペイロールを導入するメリットは？
- ペイロールの活用方法は？
- ペイロール導入に注意するべきポイントは？
- ペイロールを導入するべき会社は？
- ペイロールで給与明細も出せる？
- ペイロールを導入するならどこがおすすめ？
6-1 ペイロールはどういうサービス？
ペイロールは、企業や組織が従業員の給与や報酬を管理するためのサービスです。
給与計算や給与明細の作成、税金や社会保険の控除、給与支払いなどの複雑な業務を自動化し、効率的に処理することができます。
以下の8つの業務を担います。
- 従業員データの管理
- 勤怠管理
- 給与計算
- 給与明細・源泉徴収票など帳票の作成
- 給与振込データの作成
- 年末調整
- 雇用社会保険料の書類作成
- 社会保険業務サポート
6-2 ペイロールを導入するメリットは？
ペイロールを導入するメリットは主に5つあります。
- 給与計算業務時間を短縮でき属人化を防げる
- 給与計算ミスを防ぐことができる
- 給与形態や人事労務データの変更が簡単にできる
- 専門家へのアウトソーシングがスムーズにできる
- クラウドで社内外で情報共有ができる
6-3 ぺイロールの活用方法は？
特に複雑で煩雑な社会保険に関する手続きや提出の業務代行や、データとして給与情報を管理するため細かな情報の更新にも横断的に業務が自動化され、
常に情報がアップデートされるので、漏れのない正確な給与計算が実現します。
6-4 ペイロール導入に注意するべきポイントは？
ペイロールを導入する際に気を付けておきたいポイントは以下の4つです。
- システムの導入にコストがかかる
- 情報漏洩のリスクがある
- 外部へ委託するためノウハウがたまらない
- サービスによって依頼できる範囲が違う
6-5 ペイロールを導入するべき会社は？
ペイロールは、小規模から中小企業、大企業、スタートアップ企業まで幅広い企業に適している言えますがその中でも、特にペイロール導入するをおすすめする企業は以下の3つの会社です。
- 給与計算ミスを減らし業務を効率化したい
- システム間の連携を進めDX化したい
- 自社業務とアウトソーシングを効率的に使い分けたい
6-6 ペイロールで給与明細も出せる？
給与明細はもちろん、源泉徴収票などの帳票の作成も可能です。
作成した給与明細と帳票はデータ上で保存されるため、履歴をさかのぼって内容を確認したり、データ分析に活用することも容易になります。
6-7 ペイロールを導入するならどこがおすすめ？
ペイロールを導入するなら「RoboRoboペイロール」がおすすめです。
給与計算ツールだけでなく、帳票の作成ツールなど幅広く給与関連の業務を助けてくれるツールもあり社労士によるプロの細やかなチェックやサポートが含まれて月額1人1000円のコストパフォーマンスが非常に高いクラウド型ペイロールサービスです。
