「エクセルでの給与計算に使える関数を知りたい」
「テンプレートやソフトはどこでダウンロードできる？使い方は？」
エクセルで給与計算業務を行おうと考えている方で、このようにお悩みの方はいませんか？
関数について調べてみても、実際の記述方法などが記載されていないことが多く、どのように利用すればいいのか悩んでしまいますよね。
そこでこの記事では、給与計算に使える関数を初心者でも分かるように解説しています！
また、テンプレートや補助ソフトを利用する方法や、より業務を効率化する方法も解説しています。
結論をいうと、関数を活用することでエクセルでも給与計算は可能ですが、作業が属人化してしまったり、法令違反を犯してしまうリスクがあります。
そのため、効率的で適法な給与計算を行うためには、専用ソフトの『RoboRoboペイロール』の活用がおすすめです！
『RoboRoboペイロール』を利用すれば、1名あたり月額1,000円という低コストながらも、社会保険労務士監修の上場企業品質の給与計算が可能となりますよ！
【監修者のご経歴】
社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。
1.給与計算で便利なエクセル関数5つ
給与計算においてもエクセルは非常に便利なツールで、特にいくつかの関数を使いこなすことで、計算が効率的になります。
ここでは、給与計算で役立つ5つのエクセル関数を紹介します。
関数1.WEEKDAY｜日付から曜日を割り出す
WEEKDAY関数は、指定した日付から曜日を割り出すために使用されます。
=WEEKDAY(日付, [戻り値のタイプ])
給与計算では、休日や平日によって給与が異なる場合があるため、曜日を把握することが重要です。
例えば、セルA1に日付が入力されている場合、WEEKDAY関数を使って曜日を求めるには、次のように記述します。
=WEEKDAY(A1, 2)
この式では、日曜日を1、月曜日を2、という風に曜日を数値で表現しています。
WEEKDAY関数で指定する曜日の数値表現は、引数によって変わるので、適切な引数を選択することが重要です。
【参照：WEEKDAY 関数 – Microsoft】
関数2.FLOOR｜〇分単位で切り捨てる
FLOOR関数は、指定した単位で切り捨てを行う関数です。
=FLOOR(数値, 基準値)
給与計算では、労働時間や残業時間を一定の単位で切り捨てることが求められる場合があります。
例えば、セルA1に労働時間が入力されており、15分単位で切り捨てる場合は、次のように記述します。
=FLOOR(A1, 15/60)
この式では、労働時間を15分単位で切り捨てています。
FLOOR関数では、切り捨て単位の指定が正確であることが重要です。また、単位を変更する場合は、式の中の数値を適切に変更する必要があります。
【参照：FLOOR 関数 – Microsoft】
関数3.CEILING｜〇分単位で切り上げる
CEILING関数は、指定した単位で切り上げを行う関数です。
=CEILING(数値, 基準値)
給与計算で労働時間や残業時間を一定の単位で切り上げることが求められる場合があります。
例えば、セルA1に労働時間が入力されており、15分単位で切り上げる場合は、次のように記述します。
=CEILING(A1, 15/60)
この式では、労働時間を15分単位で切り上げています。
CEILING関数では、切り上げ単位の指定が正確であることが重要です。また、単位を変更する場合は、式の中の数値を適切に変更する必要があります。
【参照：CEILING 関数 – Microsoft】
関数4.MROUND｜四捨五入する
MROUND関数は、指定した単位で四捨五入を行う関数です。
=MROUND(数値, 基準値)
給与計算では、労働時間や残業時間を一定の単位で四捨五入することが求められる場合があります。
例えば、セルA1に労働時間が入力されており、15分単位で四捨五入する場合は、次のように記述します。
=MROUND(A1, 15/60)
この式では、労働時間を15分単位で四捨五入しています。
MROUND関数では、四捨五入単位の指定が正確であることが重要です。また、単位を変更する場合は、式の中の数値を適切に変更する必要があります。
【参照：MROUND 関数 – Microsoft】
関数5.IF｜残業の有無を割り出す
IF関数は、条件式が真である場合と偽である場合に、それぞれ異なる値を返す関数です。
=IF(条件式, 真の場合の値, 偽の場合の値)
給与計算では、残業の有無によって給与が変動するため、残業の有無を判断することが重要です。
例えば、セルA1に労働時間が入力されており、残業時間がある場合に残業手当を計算するには、次のように記述します。
=IF(A1>8, (A1-8)*残業手当, 0)
この式では、労働時間が8時間を超えている場合に残業手当を計算し、そうでない場合は0を返しています。
IF関数の条件式や計算式を適切に設定することが重要です。また、条件が複雑な場合は、複数のIF関数を組み合わせることができます。
【参照：IF 関数 – Microsoft】
2.エクセルで給与計算をする具体的な方法3つ
ここまでは、エクセルで給与計算をする際に活用できる関数を解説しました。
しかしそもそも、エクセルで正確に給与計算をすることは可能なのでしょうか？
以下からは、エクセルを利用して給与計算を行う3つの方法を紹介します。これらの方法を利用すれば、効率的かつ確実に給与計算ができるでしょう。
方法1.テンプレートを利用する
エクセルの給与計算テンプレートを利用することで、簡単に給与計算ができます。
給与計算テンプレートは、あらかじめ必要な計算式やフォーマットが設定されているため、初心者でも手軽に利用できます。
また、様々な業種や規模の企業向けのテンプレートが存在するため、自社に合ったものを選択できます。
例えば、マイクロソフトの公式サイトでは、無料の給与計算テンプレート『給与管理表(明細書付き)』が提供されており、これを利用することで手間を省きつつ、正確な給与計算が可能です。
無料で利用できるエクセルのテンプレートや、利用上の注意点については、こちらの記事でも詳しく紹介しています！
方法2.補助ツールを利用する
エクセルの補助ツールを利用することで、給与計算の効率を向上させることができます。
補助ツールは、計算式や条件分岐の作成を簡単に行うことができるため、給与計算にかかる時間を短縮できます。また、エラーを防止する機能もあるため、計算の正確性も向上します。
例えば、『EXCELで給料』や『給与計算Free for EXCEL』などの補助ツールを利用することで、複雑な計算式を簡単に作成できる上、入力ミスや計算ミスを防ぐことができます。
ただし、これらの無料ソフトはあくまで有料版ソフトの体験版といった位置づけで、利用人数などに制限がある点に注意が必要です。
方法3.テンプレートを自作する
自社に合わせたオリジナルの給与計算テンプレートを自作することで、柔軟に対応できる給与計算が可能になります。
自作のテンプレートでは、自社の給与体系や規定に合わせた計算式やフォーマットを作成できるため、既存のテンプレートでは対応できない独自の要件にも柔軟に対応できます。
また、自分で作成したテンプレートは、必要に応じて編集や更新が容易です。
例えば、社員の給与体系が複数存在する場合や、独自の手当やボーナスがある場合には、自作の給与計算テンプレートを作成することで、これらの要素を正確に反映した給与計算が行えます。
しかし逆にいえば、法改正や就業規則変更などに対しても自力でアップデートしなければなりません。
また、給与体系を確実に反映したエクセルシートを作成・運用するためにはエクセルに関する知識が不可欠であり、給与計算業務が特定の従業員に属人化してしまうリスクが生じます。
3.エクセルで給与計算をするための下準備
エクセルで給与計算をスムーズに行うためには、いくつかの下準備が必要です。
ここでは、必要な情報を揃えることや時間の表示形式の変更など、3つの重要な下準備を紹介します。
準備1.必要な情報を揃える
エクセルで給与計算をする前に、給与計算に必要な情報を揃えましょう。
正確な給与計算を行うためには、従業員の基本情報や給与に関連する情報が必要です。これらの情報が揃っていないと、計算がスムーズに進まず、給与計算にミスが生じる可能性があります。
例えば、従業員の氏名、社員番号、勤務時間、基本給、時間外手当、交通費などの情報が必要です。また、社会保険料や税金の計算に必要な情報もあらかじめ用意しておくことが重要です。
| 社員基本情報 | 氏名、社員番号、入社日など |
| 給与情報 | 基本給、残業手当、家族手当など |
| 控除情報 | 社会保険料率、税率、積立金など |
| 勤怠情報 | 出勤日数、欠勤日数、残業時間など |
正確な給与計算を行うために、これらの情報を事前に揃えましょう。
準備2.1時間を1に変更する
エクセルで給与計算を行う際は、1時間を1として扱う設定に変更しましょう。
エクセルでは、デフォルトの時間表示形式は「時:分」となっていますが、これだと時間に関する計算が煩雑になります。1時間を1として扱うことで、計算がシンプルになり、ミスも減るでしょう。
例えば、8時間30分の勤務時間を、8.5時間として扱うことで、基本給や時間外手当の計算が容易になります。
1時間を1で表すためには、稼働時間を24で乗算します。
=C5*24
※時間計算がD列の場合。
準備3.セルの表示形式を変更する
エクセルで給与計算を行う際は、セルの表示形式を適切に変更しましょう。
表示形式を変更することで、数値や日付、通貨などのデータを正確に扱えるようになります。適切な表示形式に設定することで、誤った計算やデータの扱いを防ぐことができます。
例えば、金額に関するセルでは通貨表示形式に変更し、千の位ごとにカンマを表示させることで、金額が見やすくなります。また、日付のセルでは日付表示形式に変更することで、正確な日付計算が可能になります。
エクセルで給与計算を行う際には、セルの表示形式を適切に変更し、データを正確に扱えるようにしましょう。
4.エクセルで給与計算をするメリット3つ
エクセルを使って給与計算を行うと、どのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、エクセルを使って給与計算をする際の3つのメリットについて解説します。
メリット1. 費用をかけずに給与計算ができる
エクセルを使って給与計算を行う場合、追加のソフトウェアを購入する必要がなく、既に持っているエクセルソフトさえあれば、費用をかけずに給与計算ができます。
専門の給与計算ソフトウェアは、高額な場合があります。しかし、エクセルはオフィスソフトの一部として多くの企業で既に導入されているため、追加のコストをかけずに給与計算ができる点がメリットです。
例えば、中小企業やスタートアップ企業ではコスト削減が求められることが多いため、エクセルで給与計算を行うことで、コストを抑えることができます。
エクセルを活用することで、給与計算をコストをかけずに行えるメリットがあります。
メリット2. 関数が分かる人なら誰でも利用できる
エクセルでの給与計算は、関数が分かる人なら誰でも利用できるため、業務の引き継ぎや教育が容易です。
専門の給与計算ソフトウェアは、操作方法が独特で研修が必要な場合がありますが、エクセルは一般的なオフィスソフトであり、関数が分かる人なら誰でも利用できます。
例えば、従業員の異動があった場合や新しいスタッフが加わった場合でも、エクセルで給与計算を行っていれば、すぐに業務を引き継ぐことが可能です。
もっとも、自社でテンプレートを作成・カスタマイズしている場合、どこにどの関数がかかっているのかが不明確なことが多く(「なんで上手く動いているのか分からない」という状態)、特定の担当者にのみ業務が属人化してしまうリスクもあります。
メリット3. 手書きの給与計算と比較すると楽
手書きでの給与計算と比較して、エクセルを使った給与計算は楽で効率的です。
手書きでの給与計算では、計算ミスが起こりやすく、修正や再計算に時間がかかることがあります。一方、エクセルを使用することで、関数や自動計算機能を活用でき、煩雑な計算作業を効率化できます。
例えば、手書きで給与計算を行っていた場合、従業員の人数が増えるごとに計算にかかる時間も増えていきますが、エクセルでは一度設定すれば、人数が増えても簡単に計算できます。
エクセルで給与計算を行うことで、手書きの給与計算と比較して作業が楽になるメリットがあります。
5.エクセルで給与計算をするデメリット4つ
エクセルで給与計算を行うメリットがある一方で、デメリットも存在します。
以下では、エクセルで給与計算を行う際のデメリットについて詳しく解説していきます。
デメリット1.計算ミスや入力ミスが起きやすい
エクセルで給与計算を行う際、計算ミスや入力ミスが起こりやすいデメリットがあります。
エクセルは手動でデータを入力し、関数を設定するため、操作ミスや関数の設定ミスによって誤った結果が出力されることがあります。
例えば、従業員の勤務時間を入力する際に間違えた数字を入力したり、計算式を間違えて設定することで、給与が正確に計算されず、トラブルが発生することがあります。
そのため、エクセルで給与計算をする場合には2次チェック・3次チェックが不可欠であり、せっかく計算を自動化したのにかえって業務が煩雑になってしまうおそれがあります。
デメリット2.法令の改正に自力で対応しなければならない
エクセルで給与計算を行う場合、法令の改正に自力で対応しなければならないデメリットがあります。
給与計算には、税金や社会保険料の計算が含まれるため、法令の改正があった際にはエクセルの計算式を更新しなければなりません。これには専門的な知識が必要であり、手間がかかります。
例えば、所得税の税率が変更された場合、エクセルの計算式を見直し、新しい税率に合わせて修正する必要があります。
法令や税率の変更は各省庁によって個別に発表されるため、定期的に各省庁のWebサイトを点検しなければならず、担当者の負担が増えてしまう可能性があります。
デメリット3.作業が属人化してしまう
エクセルで給与計算を行う場合、作業が属人化してしまうデメリットがあります。
エクセルでの給与計算は、個々のスキルや知識に依存するため、作業を行う担当者が変更された場合、新しい担当者が以前の担当者の作業内容やエクセルの設定を理解するのに時間がかかることがあります。これにより、効率性や正確性が低下するリスクがあります。
例えば、給与計算を担当していた従業員が退職した場合、後任の従業員がその業務を引き継ぐ際に、エクセルの設定や計算式の理解に時間がかかり、給与計算の遅れやミスが生じることがあります。
給与計算を自動化する際には、誰でも・簡単に・同じ業務ができること、が重要な判断要素となります。
デメリット4.セキュリティリスクがある
エクセルで給与計算を行う場合、セキュリティリスクもデメリットといえます。
エクセルは基本的にローカルファイルとして保存されるため、不正アクセスやウイルス感染のリスクがあります。また、ファイルの共有やバックアップが不十分な場合、データの漏洩や紛失が発生する可能性もあります。
例えば、従業員が個人のUSBメモリに給与計算のエクセルファイルを持ち出し、それが紛失してしまった場合、個人情報が第三者に漏れてしまうこととなります。
また、ウイルスに感染したファイルが社内のネットワークに広がり、重要なデータが破損することもあります。
6.給与計算の効率化には専用ソフトのRoboRoboペイロールがおすすめ！
ここまで紹介してきたように、エクセルを利用することで給与計算業務を自動化することは可能ですが、エクセルでの給与計算は多くのデメリットも内包しています。
また、無料で利用できるテンプレートや補助ソフトには制約が設けられているため、これらを利用するだけでは実務上の不具合が生じてしまいます。
そこでおすすめしたいのが、給与計算専用のアウトソーシングサービスである『RoboRoboペイロール』です。
アウトソーシングサービスに対しては、「どのくらいの業務をしてくれるの？」、「費用が高いんじゃないの？」と不安な方も多いと思います。
そこで以下からは、『RoboRoboペイロール』の特徴や費用について詳しく紹介していきます！
特徴1．社会保険労務士監修で法令対策は万全！
『RoboRoboペイロール』は、提携社会保険労務士監修のもと運営されているため、常に最新の法改正情報に対応しています。
また、『RoboRoboペイロール』は、給与計算を自動化するだけのツールではなく、毎月の給与計算結果に対してプロによる一次チェックが行われる給与計算アウトソーシングサービスです。
そのため、単に業務を効率化するだけではなく、業務の高品質化を実現することが可能です。
特徴2．手厚い体制で導入と運用をサポート！
『RoboRoboペイロール』では、導入時に丁寧なヒアリングを実施しており、給与体系や就業規則などを正確にシステムに反映させることが可能です。
もちろん、導入後のサポートも徹底しており、メール・電話・Webで専任スタッフが対応します。
そのため、導入後に就業規則に変更がある場合などでも、柔軟にシステム運用を変更させることができます。
特徴3．利用料金は業界トップクラスの1名あたり月額1,000円！
『RoboRoboペイロール』の利用料金は、「1名あたり1,000円/月」となっています。
他社のサービスでは料金体系を明確にしていなかったり、オプション料金が多数発生する体系も多い中、『RoboRoboペイロール』は分かりやすい料金体系にこだわっています。
また、『RoboRoboペイロール』には給与計算アウトソーシングサービスの他にも、給与計算ツール・給与明細発行ツール・人事管理情報ツールもセットとなっているため、それぞれ個別に契約をするよりもトータルコストを抑えることも可能です。
特徴4．勤怠管理システムとの連動で業務を効率化！
『RoboRoboペイロール』は、他社が提供している勤怠管理システムとも連携可能です。
そのため、既に勤怠管理システムを導入している場合であっても、そのまま『RoboRoboペイロール』に勤怠情報を自動反映させることができます。
勤怠管理システムと連携することにより、打刻データの入力をする必要がなくなるため、業務を効率化し、入力ミスのリスクを軽減させることが可能です。
特徴5．複雑な勤務体系にも対応！
『RoboRoboペイロール』は、複雑な勤務体系であっても対応可能です。
例えば正社員とアルバイトが混在している場合や、職域によって給与体系が異なる場合、従業員ごとに締め日が異なるような場合であっても、柔軟にシステムを運用することができます。
付属している人事情報管理システムを活用することで、従業員情報を一元的に管理できるため、給与計算業務だけではなく労務関係業務も一括して業務効率化を図ることが可能です。
7.まとめ｜ミスなく給与計算をするためには専用ソフトを活用しよう
今回は、エクセルで給与計算をする際に活用したい関数の具体例や、エクセルで給与計算をするメリット・デメリットなどについて解説しました。
エクセル関数を活用することで、給与計算業務を低コストで自動化できる一方、計算ミス・入力ミスをゼロにすることは難しく、法令改正などに自力で対応する必要があり、業務が属人化してしまうリスクもあります。
このように、エクセルや無料ソフトでは限界があるため、給与計算業務の効率化・高品質化を望む場合には、有料の給与計算アウトソーシングサービスの利用がおすすめです。
『RoboRoboペイロール』なら、「1人あたり1,000円/月」という低コストながらも、プロによる給与計算を依頼でき、さまざまなツールを活用することで給与計算業務・人事労務業務を一括して効率化することが可能です。
アウトソーシングサービスを利用したことがない方は不安に感じることもあると思いますが、『RoboRoboペイロール』では導入前・後に手厚いサポートを行っているため、安心して利用することができます。
エクセルでの給与計算に限界を感じている方は、この機会にぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。
8.エクセルでの給与計算に関するよくあるQ＆A
最後に、エクセルでの給与計算に関する質問と答えをまとめました。
- エクセルで給与計算はできますか？
- エクセルで給与計算をするために必要な準備は？
- エクセルで給与計算をする際に必要な関数は？
- エクセルで給与計算をする問題点とは？
- RoboRoboペイロールとは何ですか？
Q1.エクセルで給与計算はできますか？
Q2.エクセルで給与計算をするために必要な準備は？
Q3.エクセルで給与計算をする際に必要な関数は？
Q4.エクセルで給与計算をする問題点とは？
Q5.RoboRoboペイロールとは何ですか？
費用は「1人あたり1,000円/月」で、業界トップクラスのコストパフォーマンスを実現しています。より詳しいサービスの内容については、こちらをご覧ください。
