給与計算をエクセル（Excel）で行う方法は？役立つ計算式や注意点を解説

「給与計算をエクセルで行う方法を知りたい」と思っていませんか？

結論、給与計算をエクセルで行うには「自社で1から作成する方法」と「テンプレートを活用する」方法があります。

簡単に給与計算をエクセルで行いたいのであればテンプレートの活用がおすすめです。

本記事では、給与計算をエクセルで行う際の流れを実際の画面とともに解説します。

さらに、給与計算をエクセルで行う際に押さえておきたい注意点や、より簡単・安全に給与計算ができる給与ソフトについても解説します。

給与計算をエクセルで行いたい方、給与計算を効率化したい方はぜひ参考にしてください。

伊藤大祐

【監修者のご経歴】

社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。

1.給与計算をエクセル（Excel）で行う方法

給与計算をエクセルで行うには、まずフォーマットとなるシートを作成する必要があります。

給与計算をエクセルで行う方法には、次の2種類があります。

• 給与計算をエクセルで行う方法①自社で1から作成する方法
• 給与計算をエクセルで行う方法➁テンプレートを活用する方法

それぞれの特徴やメリットを解説するため、自社に合った方法を選ぶ参考にしてください。

給与計算をエクセルで行う方法① 自社で1から作成する方法

自社でエクセルシートを1から作成すると、自由なカスタマイズが可能であるため自社にフィットした給与計算システムを作ることができます。

しかし一方で、給与計算シートをエクセルで作成するには一定の時間がかかるため、運用開始までに時間がかかるというデメリットも考えられるでしょう。

さらに、シートを作成するためにはエクセル関数の知識も必要になるため、もし利用経験がない場合は知見のインストールから行う必要があります。

加えて、エクセル上に関数ミスがあった場合は、正確に給与計算が出来ずに賃金課不足が起きてしまう恐れもあるでしょう。

従業員に迷惑をかける可能性もあるため、給与計算シートの作成に大きなこだわりがないのであれば、エクセルで1から作成することはおすすめできません。

給与計算をエクセルで行う方法➁ テンプレートを活用する方法

誰でも無料で利用できる給与計算テンプレートがネット上に多く掲載されているため、自社に合った仕様やデザインを選択してダウンロードができます。

多くのテンプレートの場合、必要な項目を埋めるだけで簡単に給与計算を行うことが可能です。

したがって、エクセルを利用したことがない方、知見がない方でも簡単に使いこなせることもメリットといえます。

さらに既存のテンプレートを改良することで、自社が最も使いやすい形にブラッシュアップできるでしょう。

テンプレートを利用することで、1から自社に最適なエクセルシートを作成するより、効率的に進めることが可能です。

結論、給与計算を手軽に行うには、必要な項目や計算式が揃ったエクセルテンプレートを利用する方法がおすすめです。

ネット上にはMicrosoft Officeの「給与管理表」をはじめ、さまざまなエクセルの給与計算テンプレートがあります。

テンプレートによって特徴や機能が異なるため、比較したうえで自社にあうものを見つけましょう。

2.給与計算をエクセル（Excel）で行う流れ・計算式

ここからは、エクセルを活用して給与計算を行う流れや計算式を紹介します。

テンプレートを利用して給与計算を行う方は、事前準備としてダウンロードと自社で使用しやすいカスタマイズを済ませておきましょう。

仕様や特徴に細かな違いはありますが、基本的には次の7STEPで給与計算を進めていきます。

STEP1：給与計算期間の設定

エクセルで給与計算するためには、給与計算期間の設定が必要です。

エクセルシートに、自社の給与の締め日や支払日を入力します。

正確な給与計算をするうえで重要な項目のため、ミスがないように気を付けましょう。

STEP2：従業員情報の入力

続いて、給与計算に関わる従業員情報を設定します。

従業員ごとに下記の情報を給与計算を行うエクセルシートに入力してください。

• 社員番号
• 氏名
• 住所
• 生年月日
• 入社日
• 扶養家族
• 社会保険・雇用保険の加入日

STEP3：給与データ（支給額）の入力

次の3つの項目を、給与計算を行うエクセルシートに入力していきます。

• 課税分給与の入力
• 非課税支給額の入力
• 総支給額の入力

ここからは、3つの項目について詳しく紹介します。

⑴課税分給与の入力

出典：Microsoft Office

まず、所得税が課税される給与を入力します。

例えば、以下の項目の合計が「課税支給額」です。

• 基本給
• 時間外手当
• 役職手当
• 資格手当
• 住居手当
• 家族手当

手当の種類は企業によって異なるため、自社にあわせてエクセルをカスタマイズしてください。

項目ごとに手当額を設定しておくことも可能です。

⑵非課税支給額の入力

出典：Microsoft Office

次に、非課税支給額の入力です。

Microsoft Officeのテンプレートには、デフォルトで「通勤手当」と「立替交通費」が設定されています。

それに加え、所得税法の規定の範囲の「出張手当」や「宿直・日直手当」なども「非課税支給額」に含まれます。

自社で必要な項目を、給与計算を行うエクセルに記載しておきましょう。

⑶総支給額の入力

出典：Microsoft Office

総支給額は次の計算式で求められます。

給与計算を行うエクセルシートには計算式が入力されているため自動計算がされます。

自社で項目追加などのカスタマイズを行った場合は、給与計算を行うエクセルテンプレートの計算式が崩れていないかを確認しておきましょう。

STEP4：給与データ（控除額）の入力

出典：Microsoft Office

続いて、給与計算を行うエクセルに入力が必要な項目は月々の控除額の入力です。

次のような項目の合計が「控除額」になります。

• 健康保険
• 厚生年金
• 雇用保険
• 所得税
• 住民税
• 財形貯蓄
• 生命保険料
• 積立金
• 組合費
• その他控除

従業員の年齢によって異なるケースもあるため慎重に設定しましょう。

例えば、40歳以上65歳未満は「介護保険料」も控除します。

STEP5：その他調整の入力

出典：Microsoft Office

年末調整や通常の支給・控除以外で発生した「調整項目」を入力します。

下記項目の合計が「その他調整」になります。

• 年末調整還付
• 年末調整徴収
• その他調整

STEP6：勤怠情報の入力

社員の勤怠情報を把握するため、タイムカードなどを参照し下記項目を入力します。

• 出勤日数
• 欠勤日数
• 有給日数
• 有給残日数

必要に応じて「残業時間」などの項目も追加しましょう。

勤怠情報と給与計算のテンプレートを併用することで、給与計算業務のミス防止につながります。

STEP7：差引支給額の確認

最後に実際に従業員に支払う「差引支給額」を確認します。

差引支給額の計算式は次の通りです。

差引支給額＝総支給額-控除合計額+その他調整合計額

給与計算を行うエクセルテンプレートをカスタマイズした場合は、計算式が崩れていないかもあわせてご確認ください。

3.給与計算に役立つエクセル（Excel）関数

給与計算を行う際にエクセルの関数を活用することで、ミス防止や業務効率化につながります。

ここでは給与計算に役立つエクセル関数・計算式を紹介します。

• 日付や曜日の自動入力できるTODAY・WEEKDAY関数
• 勤務時間や割増賃金の端数処理はCEILING・FLOOR・MROUND関数
• 法定労働時間の集計はIF関数
• 月ごと・人ごとの集計はEOMONTH・SUMIFS関数

日付や曜日の自動入力できるTODAY・WEEKDAY関数

「TODAY関数」は、エクセルを開いた際にその日の日付が自動入力される関数です。

明細発行日欄などに「=TODAY()」と設定しておくことで、給与計算の作業効率を上げられます。

「WEEKDAY関数」は日付に対応する曜日を自動入力できる関数です。

休日出勤のように、曜日が必要になる給与計算に役立ちます。

勤務時間や割増賃金の端数処理はCEILING・FLOOR・MROUND関数

基準値に対して「CEILING関数」は切り上げ、「FLOOR関数」は切り捨て、「MROUND関数」は四捨五入ができる関数です。

例えば、給与計算を15分単位で行いたいときや、割増賃金に円未満の端数が出るときに役立ちます。

それぞれの書式と給与計算をエクセルで行う際の使用例は次の通りです。
←スマホの方は左右にスクロールできます→

基準値や倍数には自社のルールを適用してください。

法定労働時間の集計はIF関数

「IF関数」は、2つのセルを比較できる関数で、書式は「IF（論理式,真,偽）」です。

例えば、残業の有無を確認したい場合は次のように使用します。

=IF(C1=C2,“残業なし”,“残業あり”)
※C1：所定労働時間　C2：実労働時間

C1のセルに所定労働時間を設定しておき、C2に実労働時間を入力します。

所定労働時間に一致していれば「残業なし」、一致していなければ「残業あり」と表示される仕組みです。

論理式の部分は「>」を使用することで超過などの確認もできるため、自社仕様に変更しましょう。

月ごと・人ごとの集計はEOMONTH・SUMIFS関数

給与計算シートを月ごとに集計している場合は「EOMONTH関数」、人ごとに管理している場合は「SUMIFS関数」の活用することで業務効率化が図れます。

それぞれの書式と給与計算をエクセルで行う際の使用例は次の通りです。
←スマホの方は左右にスクロールできます→

「EOMONTH関数」は1ヵ月や3ヵ月など月単位での集計ができます。

「SUMIFS関数」は、正社員やアルバイトなどさまざまな雇用形態の中から正社員の給与のみなど、条件を指定して集計します。

100以上の範囲と条件のペアを組み合わせることが可能です。

4.給与計算をエクセル（Excel）で行う際の3つのメリット

給与計算をエクセルで行う方法や流れを解説してきました。

本章では、実際にエクセルを利用することでどのようなメリットがあるのかを説明します。

自社にとってのメリットを理解したうえで利用したい方は、一度本章を読んだうえで検討してみましょう。

• メリット➀ エクセルがあれば給与計算を無料でできる
• メリット➁ 自動計算を利用することで手書きよりも効率化できる
• メリット➂ エクセルの利用経験があれば誰でも操作可能

メリット➀ エクセルがあれば給与計算を無料でできる

給与計算をエクセルで行うメリットとして、エクセルさえインストールしていれば無料で利用することができる点があげられます。

エクセルソフト自体は有料ですが、MicrosoftOfficeを利用しているほとんどの企業であれば、新たなコストをかけずに給与計算が可能です。

自社にあったエクセルテンプレートをダウンロードしカスタマイズさえすれば、すぐに給与計算業務を進めることができるでしょう。

メリット➁ 自動計算を利用することで手書きよりも効率化できる

給与計算をエクセルで行うことで自動計算を利用できるため、手書きで行うよりも効率化が可能です。

給与計算を行うには必要な項目が多く、かつ従業員数が多ければ多いほど、手書きで行う場合はかなりの時間と手間がかかります。

さらに手書きで計算する場合は、ヒューマンエラーが起きやすいため、賃金の過不足ミスが発生する可能性が高いでしょう。

一方エクセルであれば、関数を利用して自動計算ができるため、ミスを防ぎながら効率的に給与計算をすることができます。

メリット➂ エクセルの利用経験があれば誰でも操作可能

普段の業務でエクセルを使い慣れていれば、誰でも簡単に給与計算をすることができるでしょう。

関数を使いこなすことができれば、テンプレートを少し改良するだけで自社にぴったりのシートを作成することが可能です。

実際に普段の業務でエクセルを利用している社会人は、全体の7割というデータもあります。

したがって、社会人が利用している確率が高いエクセルは操作に慣れている人が多いため、導入しやすいといえるでしょう。

5.給与計算をエクセル（Excel）で行う際の3つのデメリット

給与計算にエクセルを利用することで得られるメリットを理解できたかと思います。

しかし反対に、給与計算をエクセルで行う際のデメリットもあるのが事実です。

本章ではデメリットを詳しく解説するため、自社で適用するべきかの判断材料としてください。

• デメリット① エクセルや関数の知識がなければ使いづらい
• デメリット➁ セキュリティ面に注意しなければ情報漏洩の危険性がある
• デメリット③ 法改正や税額表、保険料率の変更に対応しなければならない

デメリット① エクセルや関数の知識がなければ使いづらい

エクセルでの給与計算は、使い慣れていない人や関数の知識がない人にとって使いづらいというデメリットがあります。

エクセル関数を1から覚えるには一定の時間がかかるため、かなりハードルが高いといえるでしょう。

仮に自社の状況に合わせて関数を変更する必要があった場合、知見がなければ最適化は難しいです。

給与計算担当者にエクセルに詳しい人材がいない場合は、給与計算ソフトを利用することをおすすめします。

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デメリット➁ セキュリティ面に注意しなければ情報漏洩の危険性がある

エクセルは簡単に持ち運べる分、セキュリティ面に十分注意しなければ情報漏洩の危険性があります。

エクセルデータは誰でも操作でき、持ち運びやすく利便性の高い管理方法です。

しかし、給与や人事情報といった慎重に取り扱うべき個人情報を管理する際には、情報漏洩が起きてしまうリスクが考えられます。

例えば、個人情報が入った給与計算エクセルシートをメールに添付してしまうなど、ヒューマンエラーが起きる可能でもあるでしょう。

情報漏洩のリスクを避けた給与計算を行うには、エクセルではなくセキュリティ対策がされている給与計算ソフトを利用することが大切です。

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デメリット③ 法改正や税額表、保険料率の変更に対応しなければならない

給与計算をエクセルで行う場合、法改正や税額表、保険料率の変更を自社で行う必要があるというデメリットがあげられます。

頻繁に起こりえる改定に都度対応し、手動で関数を変更する必要があるのです。

改定される時期も決まっていないため、日頃から注視しなければ変更を見逃し、誤った給与計算を行ってしまう可能性もあるでしょう。

従業員に間違った給与を支給してしまうと、修正が発生することに加え、従業員からの信頼も落ちてしまいます。

給与計算に関するミスやトラブルを避けるためには、法改正や保険料率の変更に対応している給与計算ソフトの利用がおすすめです。

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6.給与計算をエクセル（Excel）で行う際の注意点

給与計算をエクセルで行う際の注意点は次の3つです。

• 属人的になりやすいため注意
• 定期的にデータのバックアップを取る

詳しく解説します。

属人的になりやすいため注意

エクセルで給与計算を行うことで、属人的になりやすいため注意が必要です。

エクセルを利用できる担当者が在籍し続けていれば問題はありませんが、転職や退職などで給与計算を行っていた担当者がいなくなることもあるでしょう。

給与計算をエクセルで行う際は、エクセルを作成した担当者が、網羅的なマニュアルを作成し、必要に応じた引き継ぎ体制を整える必要があります。

なぜなら引き継ぎの体制がなければ、他者がシステムを使ったり、修正したりすることができず、作業が特定の人に依存することになります。

特定のパソコンでしか正常に動作しない、複雑な数式が解読できないため修正ができないといったトラブルが起きないよう注意する必要があるでしょう。

エクセルで給与計算を運用する場合は、マニュアルの作成や引き継ぎ体制の整備を行い、システムを使いやすく、運用しやすい状態にすることが大切です。

定期的にデータのバックアップを取る

エクセルを使用して給与計算を行う際、多くの場合は従業員の情報や給与額などのデータをパソコンのHDDやサーバーに保存します。

紙での保存に比べて手間やスペースを節約できる反面、データの書き換えやパソコンの故障などによってデータを復元できなくなるリスクがあります。

したがって、エクセルデータを守るために、こまめにバックアップを取ることが大切です。

例えば、HDDに加えてUSBメモリーやクラウドにコピーしておくと、二重バックアップを取ることができるため、データを失うリスクを最小限に抑えることができます。

給与計算に使用するデータは重要な情報であり、ミスや漏れがあってはなりません。

したがって、バックアップを取るだけでなく、バックアップの復元手順も確認しておくことが重要です。

給与計算を行う際には、データ管理についてのリスクを理解し、適切な対策を講じることが必要といえます。

7.より簡単・安全に給与計算をしたいならRoboRoboペイロールがおすすめ

給与計算をエクセルで行う場合、データの保管・セキュリティ面への不安やエクセルを使いこなす必要があるなどデメリットがあります。

簡単かつ安全に給与計算を行うには、給与計算ソフトの利用がおすすめです。

本記事では、給与計算を代行でき、人事情報を一元管理できるサービスである『RoboRoboペイロール』をおすすめします。

給与計算をエクセルで行う場合との違いを確認してみましょう。
←スマホの方は左右にスクロールできます→

『RoboRoboペイロール』は、勤怠管理システムからデータを読み込み、給与計算を行う仕組みです。

複雑な勤務体系にも対応しているため、業種や業界を問わず幅広い企業が活用できます。

ここからは『RoboRoboペイロール』の利用方法とメリットを解説します。

RoboRoboペイロールで給与計算を行う流れ

『RoboRoboペイロール』で給与計算を始める流れは次の通りです。

• STEP1：ヒアリング
• STEP2：給与計算テスト
• STEP3：運用開始

『RoboRoboペイロール』なら、給与計算にかかる工数をエクセルと比べて大幅に削減できます。

各ステップの内容を詳しく確認してみましょう。

STEP1：ヒアリング

まずは自社の給与計算についてのヒアリングです。

人事規定や勤怠管理など給与計算に必要な情報を共有し、専門家を交えて運用計画を立てていきます。

STEP2：給与計算テスト

ヒアリングで共有した内容を『RoboRoboペイロール』の管理画面へ反映します。

『RoboRoboペイロール』では、各企業が使用している勤怠管理システム（※）と連携してデータを読み取り、給与計算を行う仕組みです。

過去数ヵ月分の給与計算テストを行います。

※一部対応できない勤怠管理システムを除く

STEP3：運用開始

給与計算のテストに問題がなければ運用開始です。

給与計算期間の勤怠データを自動で読み込み、給与計算が実施されます。

給与計算結果は社会保険労務士の1次チェックが入るため安心です。

給与明細は『RoboRoboペイロール』の管理画面へ反映されます。

『RoboRoboペイロール』を利用してみたいと感じた方はぜひ詳しい資料を無料でダウンロードしましょう。

RoboRoboペイロールで給与計算を行うメリット

『RoboRoboペイロール』で給与計算を行うメリットは次の通りです。

• 給与計算を代行できる+3つのツールが使用できる
• 社労士が導入から運用までサポート
• データ管理・セキュリティ体制が整っている

それぞれ詳しく解説します。

給与計算を代行できる+3つのツールが使用できる

『RoboRoboペイロール』は給与計算代行に加え、次の3つのツールが利用できます。

• 給与計算ツール
• 給与明細発行ツール
• 人事情報管理ツール

給与計算に必要な人事情報も『RoboRoboペイロール』で一元管理できます。

また、給与計算代行の業務範囲は次の通りです。

• 勤怠データの読み込み
• 給与計算
• 社会保険労務士の1次チェック
• 給与計算結果（CSVデータ）または「給与明細管理システム」に給与明細を反映

『RoboRoboペイロール』を導入することで、給与計算に必要な作業時間を最大90％削減できます。

社労士が導入から運用までサポート

『RoboRoboペイロール』は、提携の社労士が導入から運用までサポートしてくれます。

サービスをスムーズに活用できるため、給与計算の業務効率化につながるでしょう。

また、法改正時は、プロから情報収集をしたうえで給与計算に反映されるため安心です。

『RoboRoboペイロール』には充実したサポート体制がありながらも、初期費用や月額基本料はかからず、月額1名あたり1,000円とリーズナブルに利用できます。

データ管理・セキュリティ体制が整っている

『RoboRoboペイロール』では、給与計算に関わる人事情報や給与計算データを一元管理できます。

また、情報セキュリティの国際規格である「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）」に準じて運用されているため、セキュリティ面も万全です。

したがって、『RoboRoboペイロール』はエクセルよりも簡単・安全に給与計算できるサービスであると言えます。

『RoboRoboペイロール』の公式サイトでは詳しい資料を無料でダウンロードできます。

気になる方はぜひ『RoboRoboペイロール』を確認してみましょう。

8.まとめ｜給与計算をエクセル（Excel）で行うならテンプレートの活用がおすすめ

給与計算をエクセルで行うには、「自社で1から作成する方法」と「テンプレートを活用する方法」があります。

簡単に給与計算をしたいのであれば、既に必要な機能が揃っているテンプレートを活用します。

ただし、給与計算をエクセルで行う場合は次のことに注意しましょう。

• エクセルの操作に慣れていないと難しい
• 法改正時は対応が必要
• データの保管やセキュリティ面に不安がある

しかし、給与計算をエクセルで行う場合、データの保管・セキュリティ面への不安やエクセルを使いこなす必要があります。

そこで、簡単かつ安全に給与計算を行うには、給与計算ソフトである『RoboRoboペイロール』がおすすめです。

『RoboRoboペイロール』では、給与計算を代行できるうえ、給与計算などの便利なツールが利用できます。

また、法改正時には即給与計算に反映され、データ管理やセキュリティ体制が整っているため安心です。

給与計算はエクセルだけではなく他のサービスも検討し、自社にあう方法で業務効率化につなげましょう。