「給与計算を効率化したい！」
「無料で使えるエクセルのテンプレートやソフトはないかな」
給与計算業務を行っている方で、このようにお困りの方はいませんか？
給与計算ではミスが許されず、最新の法令にも対応しなければならないため、業務にストレスがかかってしまいますよね。
そこで今回は、2022年から2023年最新の無料で使えるエクセルのテンプレートやソフト、エクセルシートの作成方法についてわかりやすく解説しています！
さらに、エクセルシートを自作する際に利用できる関数や、より業務を効率化するための方法についても紹介しています。
この記事を読めば、無料で使えるエクセルテンプレートやソフトを利用し、効率的で正確な給与計算ができるようになりますよ！
結論をいうと、無料で利用できるテンプレートやソフトには制約が多いことから、コストパフォーマンスに優れた専用ソフトの導入がおすすめです。
『RoboRoboペイロール』なら、一人あたり月額1,000円という低コストながら、上場企業品質の給与計算を実現できます！
【監修者のご経歴】
社労士試験合格後、社労士事務所勤務を経て、ソフトバンクグループのシェアードサービス企業で給与計算業務に携わるとともに人事システムの保守・運用を担う。
その後、人事業務のアウトソーシングサービスを提供する企業の立上げに参画。主に業務構築、システム運用に従事。
その他、人事領域以外のアウトソーシング企業等での勤務も経験し2019年に独立。現在、人事システムの導入支援を中心に社労士としていくつかの顧問企業の労務面のサポートを行う。
1.給与計算は無料でできる？エクセルで使える2022年-2023年最新の無料テンプレートを紹介！
給与計算などの計算業務を自動化する場合、エクセルの活用を考える方も多いと思います。
ここでは、エクセルを活用して無料で給与計算をする方法や、フリーソフトを利用する方法を紹介します。
無料で給与計算をする方法3つ
無料で給与計算をする主な方法には、次の三種類があります。
以下から詳しく解説します！
方法1.エクセルテンプレートを利用する
まずは、無料で配布されているエクセルテンプレートを利用するという方法です。
給与計算用のテンプレートでは、従業員氏名や基本給・時給などの個別情報だけが空欄となっており、必要な情報を打ち込むだけで自動で計算できます。
ただし、給与システムや控除の内容などは企業や個人によって異なるため、テンプレートをダウンロードした後に自社の運用に合わせてカスタマイズする必要があります。
さらに、エクセルテンプレートは一度ダウンロードすると自動で更新されることはないため、法改正などに対応して自力でアップデートしなければなりません。
おすすめのテンプレートは、次のセクションである「エクセルで使える無料テンプレ3選」で紹介しています。
方法2.エクセルシートを自作する
次に、自力で給与計算用のエクセルシートを作成する方法です。
シートを自作するのであれば、最初から自社の運用にぴったりなシートをつくり上げることができます。
上述の通り、既存のエクセルテンプレートをダウンロードしても結局は自社に合わせてカスタマイズする必要があるため、最初から自社で作成したほうが早いケースもあります。
もっとも、給与計算用のエクセルシートを自作するためには、給与に関係する法令や自社の就業規則、さらにエクセルに関する知識と技術が必要です。
事前に勉強する、もしくは給与に関する知識を持った従業員を雇用する必要があります。
エクセルシートを自作する具体的な方法は、本記事2章の「【無料】エクセルで給与計算シートを自作するためのステップ」で紹介しています。
方法3.無料のソフトを利用する
最後に、給与計算用の無料ソフト(フリーソフト)を利用する方法をご紹介します。
給与計算用のソフトは給与計算だけに特化したソフトであるため、エクセルよりも使いやすいことが多いです。
さらに、端数の切り上げ・下げ、残業や休日出金の計算なども簡単に行えます。
ただし、フリーソフトの多くは有料ソフトの体験版といった位置づけであり、登録できる人数に制限があったり、法令改正のアップデートに対応していない、などの制約があります。
したがって、フリーソフトを利用する場合には「どのような機能があるのか」に注目するだけではなく、「どのような機能が制限されているのか」にも注目するようにしましょう。
エクセルで使える無料テンプレ3選
給与計算をエクセルで行いたい場合であっても、自力でエクセルシートを作成するのは大変、と思っている方も多いと思います。
そこでここからは、無料で利用できる給与計算用のエクセルシートを3つ紹介します。
無料テンプレ1.Microsoft
引用元：Microsoft
エクセルを開発しているMicrosoftでは、給与計算用のテンプレート『給与管理表(明細書付き)』を配布しています。
Microsoft公式が作成しているエクセルテンプレートですので、もちろん関数などにミスはなく、シンプルでつかいやすいフォーマットとなっています。
さらに、給与計算結果を自動で給与明細に反映させられるため、業務効率をアップさせることが可能です。
ただし、Microsoftのエクセルテンプレートにはバッファ(空欄)がないため、自社独自の項目などを追加する場合には行さらには列を追加する必要があり、関数がずれてしまう可能性があります。
したがって、公式のテンプレートではありますが、自社の運用に合わせてカスタマイズするためには最低限度のエクセル技術が必要となります。
無料テンプレ2.EXCELで給料
『EXCELで給料』は、操作性を重視した使いやすいエクセル補助ツールです。
こちらのソフトは月給を基にした給与体系を想定して作成されており、時給をもとにした計算では有料版の購入が必要です。
無料テンプレ3.給与計算Free for EXCEL
『給与計算Free for EXCEL』は、ワンクリックで所得税計算・社会保険料計算などもできる補助ツールです。
こちらは有料の給与計算ソフトの無料体験版といった位置づけであるため、操作性や機能に優れているものの、10名までの利用に制限されています。
2.【無料】エクセルで給与計算シートを自作するためのステップ
ここまでは、無料で給与計算をする方法や、無料で利用できるエクセルテンプレートを紹介してきました。
無料のエクセルテンプレートは便利ではありますが、カスタマイズに手間が掛かったり、利用に制約があることを考えると、ゼロから自作してしまったほうが早いこともあります。
そこで以下からは、給与計算用のエクセルシートを自作するための具体的な方法を解説します。
- ステップ1.給与計算に必要な情報を集める
- ステップ2.カラムヘッダーを作成する
- ステップ3.給与の計算期間を定める
- ステップ4.給与や控除などに関するデータを入力する
- ステップ5.勤怠情報を入力する
- ステップ6.総支給額・控除額・差引後支給額を計算する
ステップ1.給与計算に必要な情報を集める
エクセルで給与計算を行う前提として、社員基本情報、給与情報、控除情報、勤怠情報を事前に集めておきましょう。
特に控除情報については、毎年のように法令の改正が行われているため、常に最新の情報を用いるように心がけて下さい。
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| 社員基本情報 | 氏名、社員番号、入社日など |
| 給与情報 | 基本給、残業手当、家族手当など |
| 控除情報 | 社会保険料率、税率、積立金など |
| 勤怠情報 | 出勤日数、欠勤日数、残業時間など |
ステップ2.カラムヘッダーを作成する
エクセルシート上で、各種情報を入力するためのカラムヘッダーを作成します。
例えば、「社員番号」「氏名」「基本給」「役職手当」「家族手当」などの支給額のことです。
さらに「社会保険料」「所得税」などの控除額、「勤務時間」「残業時間」などの勤怠情報に関するヘッダーを作りましょう。
どのような並びで作成すべきか悩んだら、『給与管理表(明細書付き)』などのテンプレートを参考にするのもおすすめです。
ステップ3.給与の計算期間を定める
給与計算の対象となる期間を設定しましょう。
通常、給与計算は1か月単位で行われますが、会社によっては週単位や日単位で計算することもあるため、自社の就業規則などを確認してください。
計算期間を正確に設定することで、適切な給与額が算出されます。
ステップ4.給与や控除などに関するデータを入力する
ステップ1で集めた情報をもとに、エクセルシートにデータを入力していきます。
基本給や各種手当、社会保険料率、所得税率などを正確に入力することで、正しい給与計算が可能になります。
さらに、法令が改正された場合は、新しい税率や社会保険料率を適用してください。
ステップ5.勤怠情報を入力する
出勤日数、欠勤日数、残業時間などの勤怠情報を入力します。
これらの情報は、給与計算に大きく影響するため、正確に入力することが重要です。
さらに、時間外労働手当や休日手当なども、勤怠情報に基づいて計算されます。
ステップ6.総支給額・控除額・差引後支給額を計算する
入力したデータをもとに、総支給額（基本給や手当などの合計額）、控除額（社会保険料や所得税などの合計額）、差引後支給額（総支給額から控除額を引いた金額）を計算します。
エクセルの関数を活用して自動計算させることで、効率的に作業を進めることができます。
例えば、総支給額は「=SUM(基本給セル+手当セル)」、控除額は「=SUM(社会保険料セル+所得税セル)」、差引後支給額は「=総支給額セル-控除額セル」といった式を入力して計算できます。
これらのステップを踏むことで、エクセルで給与計算用のシートを作成することができます。
作成したシートを活用し、正確かつ効率的に給与計算を行いましょう。
3.エクセルでの給与計算におすすめな関数5つ
ここまでは、無料で給与計算をする方法や、給与計算用のエクセルシートを自作する具体的なステップについて解説しました。
給与計算にエクセルを利用するメリットとして、関数が利用できる点が挙げられます。
以下からは、無料で給与計算用のエクセルシートを作成するうえで活用したい関数を5つ紹介します。
これらのエクセル関数を組み合わせることで、給与計算業務を効率化し、正確な計算結果を得ることができます。
エクセルの関数を活用して、給与計算作業を簡単に行いましょう。
関数1.FLOOR｜端数を切り捨てる
=FLOOR(数値, 基準値)
FLOOR関数は、指定した基準値で切り捨てることができます。
給与計算では、計算結果に端数がある場合に、これを切り捨てることがあります。
例えば、時給を100円単位で切り捨てる場合、「=FLOOR(A1,100)」と入力します。
参照：
FLOOR 関数 – Microsoft
関数2.CEILING｜端数を切り上げる
=CEILING(数値, 基準値)
CEILING関数は、指定した基準値で切り上げることができます。
給与計算では、計算結果に端数がある場合に、これを切り上げることがあります。
例えば、月給を1000円単位で切り上げる場合、「=CEILING(B1,1000)」と入力します。
参照：
CEILING 関数 – Microsoft
関数3.MROUND｜四捨五入する
=MROUND(数値, 基準値)
MROUND関数は、指定した基準値で四捨五入することができます。
給与計算では、計算結果に端数がある場合に、これを四捨五入することがあります。
例えば、手当を10円単位で四捨五入する場合、「=MROUND(C1,10)」と入力します。
参照：
MROUND 関数 – Microsoft
関数4.WEEKDAY｜日付から曜日を割り出す
=WEEKDAY(日付, [戻り値のタイプ])
WEEKDAY関数は、指定した日付から曜日を割り出すことができます。
給与計算では、勤怠情報をもとに残業代を算出する際に利用できます。
例えば、セルD1に日付が入力されている場合、「=WEEKDAY(D1, 2)」と入力すると、月曜日を1、日曜日を7として曜日が割り出されます。
参照：
WEEKDAY 関数 – Microsoft
関数5.IF｜残業の有無を割り出す
=IF(条件式, 真の場合の値, 偽の場合の値)
IF関数は、指定した条件が真か偽かに応じて、異なる値を返すことができます。
給与計算では、勤怠情報をもとに残業代を算出する際に利用できます。
例えば、セルE1に労働時間が入力されている場合、「=IF(E1>8, (E1-8)*残業時給, 0)」と入力すると、労働時間が8時間を超えた場合に残業代が計算されます。
参照：
IF 関数 – Microsoft
4.エクセルで給与計算を行う際の注意点3つ
エクセルで給与計算を行う場合には、いくつか注意しなければならないことがあります。
ここでは以下の3つのポイントに絞って解説します。
注意点1.法令の改正に注意する
給与計算には、所得税や社会保険料など様々な法令が関与しています。
これらの法令は時々改正されるため、エクセルで給与計算を行う際には、常に最新の法令に沿った計算ができるように注意が必要です。
法令改正の情報は、国税庁や厚生労働省のウェブサイトを定期的にチェックし、必要な変更をエクセルに反映させましょう。
さらに、社労士や税理士に相談することで、正確な情報を得ることができます。
『RoboRoboペイロール』のような専用ソフトの場合、社会保険労務士などのプロが常に最新の改正に合わせてツールをアップデートしているため、改正関連のニュースを追いかける必要はありません。
注意点2.関数のエラーに注意する
エクセルの関数は便利ですが、誤った使い方をするとエラーが発生することがあります。
関数のエラーは、給与計算の正確性を損なう原因となるため注意が必要です。
エラーが発生した場合は、関数の書式や引数が正しいか確認しましょう。
さらに、エクセルにはエラー検出機能が備わっており、問題箇所を自動的に特定してくれます。
エラー検出機能を活用して、エクセル関数のエラーを修正しましょう。
参照：
数式のエラーを検出する – Microsoft
注意点3.個人情報の取扱いに注意する
給与計算に関わるデータには従業員の個人情報が含まれているため、データの取扱いには厳重な注意が必要です。
エクセルで給与計算を行う際には、パスワードによるファイルの保護や、アクセス制限を設定しましょう。
さらに、個人情報が不要になった場合は、適切に削除することも重要です。
個人情報の取り扱いについては、個人情報保護法や企業内のルールに従って運用しましょう。
5.給与計算を無料のエクセルで行うメリット
給与計算に無料のエクセルを利用することで、いくつかのメリットを得られます。
以下では、エクセルを用いた給与計算のメリット、作業効率の向上、カスタマイズ性について説明します。
これらのメリットを活用し、エクセルで給与計算を行うことで、効率的かつ正確な給与計算が可能となります。
注意点も押さえつつ、エクセルを使った給与計算を試してみましょう。
メリット1.無料で利用できる
エクセルは多くの企業や個人が既に導入しているソフトウェアであり、給与計算に追加のコストがかからない点が大きなメリットです。
専用の給与計算ソフトや外部業者に依頼することに比べ、エクセルを使って給与計算を行うことでコスト削減が可能です。
これにより、経費節約や資金の有効活用が期待できます。
メリット2.自動計算で作業効率が上がる
エクセルの関数を利用することで、給与計算が自動化され、作業効率が大幅に向上します。
給与計算に関連する各種計算や控除、税金の計算などを一度設定すれば、その後は入力したデータに基づいて自動的に計算されるため、手間が省けます。
さらに、エクセルのフィルタやソート機能を使えば、データの分析やレポート作成も容易になります。
メリット3.カスタマイズ性がある
エクセルで給与計算を行う最大のメリットの一つは、カスタマイズ性が高いことです。
組織や従業員の特性に応じて、独自の給与計算シートを作成することができ、様々な関数を組み合わせることで、さらに柔軟な給与計算が実現できます。
これにより、企業ごとの独自の給与体系や制度に対応した給与計算が可能となります。
6. 給与計算を無料のエクセルで行うデメリット
エクセルで給与計算を行うことには、確かに多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットも存在します。
以下では、法令順守の難しさ、計算ミスの発生リスク、業務の属人化について説明します。
これらのデメリットを考慮し、エクセルで給与計算を行う場合は注意が必要です。
法令の把握や適切なデータ管理、引き継ぎ体制の整備などを行い、デメリットを最小限に抑えて効果的に給与計算を行いましょう。
デメリット1.完璧な法令順守が難しい
エクセルで給与計算を行う際、最も注意すべき点は法令の改正に関連する問題です。
専門的な知識がない場合、新たな法令改正や税制改革に対応するのが難しく、法令順守が保証されない場合があります。
これにより、過誤や違反が発生するリスクが高まります。
デメリット2.計算ミスが発生しやすい
エクセルで給与計算を行う場合、関数や計算式の設定ミスによって計算ミスが発生する可能性があります。
さらに、データの入力ミスも問題となることがあります。
これらのミスが発生すると、給与の不正確な支払いや、後で訂正作業を行わなければならないことが生じることがあります。
デメリット3.業務が属人化してしまう
エクセルで給与計算を行う場合、作成したシートや関数の知識が一部の担当者に限定されることがあり、業務が属人化してしまうリスクがあります。
担当者が退職や異動で業務を引き継ぐ際に、引き継ぎが不十分だと新担当者が適切に業務を進めることが困難になります。
7.給与計算にはエクセルより簡単・安全なRoboRoboペイロールがおすすめ
ここまでは、無料で使える給与計算用のエクセルテンプレートや、エクセルシートを自作する方法について解説してきました。
エクセルは無料で利用できるというメリットがある一方、関数の設定やデータ入力をミスなくこなしたり、毎年のように改正される法令に完璧に対応するのは困難です。
そこで活用したいのが給与計算代行BPOサービスである『RoboRoboペイロール』です！
『RoboRoboペイロール』は、1名あたり1,000円という低コストながら、社会保険労務士による監修を受けられるコストパフォーマンスの高い給与計算代行サービスです。
以下からは、『RoboRoboペイロール』の特徴を紹介します。
- 特徴1.社会保険労務士による監修と一次チェックが無料！
- 特徴2.社労士法人による導入・運用サポートを受けられる
- 特徴3.利用料金は1名あたり月額1,000円！
- 特徴4.勤怠管理システムと連携できる
- 特徴5.複雑な勤務体系にも対応可能！
特徴1.社会保険労務士による監修と一次チェックが無料！
『RoboRoboペイロール』は、社会保険労務士監修のもと運営されており、毎月の給与計算結果はプロが一次チェックを行っています。
他社のツールでは、結局のところ給与計算結果を自社の担当者が目視チェックするしかないものが多いなか、『RoboRoboペイロール』であればプロ目線でのチェックを受けられます。
もちろん、最新の法令改正にも対応しているため、常に法改正情報に注意する必要はもうありません。
特徴2.社労士法人による導入・運用サポートを受けられる
『RoboRoboペイロール』では、提携社会保険労務士法人が導入から運用まで手厚いサポートを行っています。
給与計算ツールを導入する際、自社の給与体系や人事規程などを正確にツールに反映させるのは難しく、せっかくツールを導入したのに計算ミスが生じてしまうこともあります。
『RoboRoboペイロール』であれば、導入前のヒアリングはもちろんのこと、導入後もメール・電話・Webで専門スタッフによるサポートを受けられるため、安心して導入・運用が可能です。
特徴3.利用料金は1名あたり月額1,000円！
『RoboRoboペイロール』の利用料金は、わかりやすく「1名あたり1,000円」となっています。
初期費用や月額料金は発生しないため、月あたりのランニングコストの計算がしやすいというメリットがあります。
しかも『RoboRoboペイロール』は、単に給与計算の代行を行うだけではなく、給与明細の発行や人事情報管理ツールとも連携できることが特徴です。
すべてセットで「1名あたり1,000円」という圧倒的なコストパフォーマンスを実現しています。
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『RoboRoboペイロール』は、他社の勤怠管理システムとも連携可能です。
勤怠管理システムと連携することで、面倒なデータ入力作業を省くことができるだけでなく、入力ミスを減らすことができます。
他社の給与計算ツールでは、提携している勤怠管理システムとしか連携できないものが多いです。
しかし『RoboRoboペイロール』であれば今のシステムを変更することなく導入することが可能です。
特徴5.複雑な勤務体系にも対応可能！
『RoboRoboペイロール』は、複雑な勤務体系でも利用可能です。
社員とアルバイトが混在している場合や、従業員間で締め日が異なる場合などの複雑な体系であっても、専任のスタッフがヒアリングのうえ対応します。
人事規程や給与体系の変更があった場合でも柔軟に対応でき、自力で設定画面と格闘する必要はありません！
8.まとめ｜エクセルで無料の給与計算に限界を感じたらツールを導入しよう
今回は、無料で給与計算をする方法として、無料で使えるテンプレートやエクセルシートの作成方法、エクセルを利用するメリット・デメリットについて解説しました。
エクセルは無料で使え、カスタマイズ性も高いというメリットがあります。
その一方、正確に関数を組みデータを入力することは難しく、法令の改正に常に自力で対応しなければならないというデメリットも考えられます。
そこで、低価格で給与計算の代行ができる『RoboRoboペイロール』がおすすめです。
『RoboRoboペイロール』を活用すれば、担当者の負担を大幅に軽減しつつ、上場企業品質の給与計算業務が可能です。
エクセルシートでの給与計算がうまくいかないと悩んでいる方は、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
9.エクセルでの給与計算に関するよくあるQ＆A
最後に、エクセルでの給与計算に関するよくある質問と、その答えをまとめました。
- Q1.無料で給与計算をする方法はありますか？
- Q2.エクセルで給与計算を行う際に注意すべきことは何ですか？
- Q3.エクセルでの給与計算におすすめの関数は何ですか？
- Q4.エクセルで給与計算を行うメリットとデメリットは何ですか？
- Q5.RoboRoboペイロールを使うメリットは？
Q1.無料で給与計算をする方法はありますか？
無料で給与計算をする方法としては、①エクセルテンプレートを利用する、②エクセルシートを自作する、③無料ソフトを利用する、という方法があります。詳細については、本記事1章の「無料で給与計算をする方法3つ」をご覧ください。
Q2.エクセルで給与計算を行う際に注意すべきことは何ですか？
エクセルで給与計算を行う際には、①法令の改正、②関数のエラー、③個人情報の取扱い、に注意する必要があります。詳細については、本記事4章の「エクセルで給与計算を行う際の注意点3つ」をご覧ください。
Q3.エクセルでの給与計算におすすめの関数は何ですか？
エクセルで給与計算をする際には、①FLOOR関数、②CEILIG関数、③MROUND関数、④WEEKDAY関数、⑤IF関数、等の活用がおすすめです。詳細については、本記事3章の「エクセルでの給与計算におすすめな関数5つ」をご覧ください。
Q4.エクセルで給与計算を行うメリットとデメリットは何ですか？
エクセルで給与計算をするメリットは、①無料で利用できること、②自動計算が可能なこと、③カスタマイズ性が高いこと、が挙げられます。一方デメリットとして、①完璧な法令順守が難しいこと、②計算ミスのリスクがあること、③業務が属人化しがちなこと、が挙げられます。
詳細については、本記事5章の「給与計算を無料のエクセルで行うメリット」および本記事6章の「給与計算を無料のエクセルで行うデメリット」をご覧ください。
Q5.RoboRoboペイロールを使うメリットは？
『RoboRoboペイロール』は、社会保険労務士による監修を受けている給与計算代行サービスです。さらに、専任スタッフのサポートのもとで複雑な給与体系にも対応しています。
複数のツールを利用できますが、1名あたり1,000円というリーズナブルな料金で利用が可能です。
詳細については、本記事7章の「給与計算にはエクセルより簡単・安全なRoboRoboペイロールがおすすめ」をご覧ください。
